El Consorci Sanitari Alt Penedès-Garraf es una entidad pública que administra hospitales y centros asistenciales de la provincia de Barcelona (Vilafranca del Penedès, Sant Pere de Ribes y Vilanova i la Geltrú). Atiende las necesidades sanitarias y sociales de la región. Debido a su objetivo de optimizar sus procesos internos, ha apostado por la innovación tecnológica. En este sentido, el asunto más acuciante al que se ha enfrentado es la gestión del creciente volumen de correos electrónicos. Para ello, ha confiado en Zaltor, distribuidor oficial de MailStore en España, Portugal y Latinoamérica, cuya solución es una gran aliada una de la estrategia empresarial en esta industria.
El reto: bandejas saturadas y archivos PST poco fiables
El Consorci Sanitari Alt Penedès-Garraf iba aumentando su tamaño; y con él, la cantidad de correos electrónicos que circulaban entre sus trabajadores. Las bandejas de entrada excedían su capacidad y se buscó una medida provisional (la externalización de correos a archivos PST) que no solucionó las necesidades reales existentes. En ese momento, se hizo palpable la amenaza de pérdida de datos, por lo que la búsqueda de una solución robusta se volvió urgente.
La solución: MailStore Server
Se realizó una fase de prueba de un mes con MailStore Server, solución de referencia de software de archivado de correo electrónico para empresas de todo tamaño, con cumplimiento normativo LOPD y RGPD, compatible con Microsoft 365, Exchange y Google Workspace y otros. Dicha prueba fue supervisada por el Administrador de Sistemas de Consorci, Ismael Ortega, planteando los siguientes objetivos: evitar la saturación de bandejas, efectuar copias de seguridad de los archivos PST y evitar que se perdiese información crítica.
La solución fue un éxito desde el inicio gracias a la facilidad de uso, la interfaz intuitiva y el ágil soporte técnico de MailStore. Su instalación fue directa, y tanto la integración con el sistema de correo (MDaemon) como con la infraestructura TI del consorcio (Windows Server 2019/2022, Outlook 2016 y Webmail) se completó sin incidencias.
Resultado: eficiencia, seguridad y escalabilidad
Desde su implementación en 2015, MailStore ha gestionado el archivado de correos electrónicos de 100 usuarios con licencia, permitiendo el acceso desde Outlook y vía web. La sincronización con los grupos de usuarios de MDaemon ha simplificado su coordinación; mientras que el archivado directo de las bandejas de entrada ha eliminado las limitaciones de capacidad que dificultaban la gestión de los emails; lo que se traduce en más seguridad, más orden, más eficiencia y menos complicaciones.
“MailStore ha resuelto todos los desafíos que planteamos con la gestión del correo electrónico. Es fácil de administrar, tiene un precio ajustado y cumple con todas nuestras necesidades”, afirma Ismael Ortega.
Conclusión
El problema operativo que tenía el Consorci Sanitari Alt Penedès-Garraf se ha transformado en una oportunidad de mejora tecnológica gracias a la empresa de archivado de correo electrónico. No sólo se ha optimizado el espacio de almacenamiento necesario, sino que también ha aumentado la seguridad, la protección de datos sensibles y ha facilitado el cumplimiento de la normativa (LOPD Y RGPD), reduciendo riesgos legales y mejorando la trazabilidad de la información.
La adopción de MailStore Server ha agilizado el acceso a la información crítica y ha conseguido que, a día de hoy, cuenten con una solución fiable, escalable y alineada con su compromiso de excelencia sanitaria. Esta misma tecnología, disponible a través de Zaltor, sigue ayudando a otras organizaciones a avanzar en su transformación digital.
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El autor de este artículo es Oliver Crespo Leyva, gerente de Desarrollo de Negocio y de Canal para Iberia y Latinoamérica de Zaltor.
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