La gestión del cambio en SAP: todo un reto para las empresas

El Índice de gestión del cambio de SAP 2025 concluye que los responsables de SAP se ven presionados para acelerar el cambio y la obtención de retorno de la inversión. Para ello, algunos están recurriendo a la IA.

La encuesta, encargada por Basis Technologies, revela que el 48% de los encuestados se enfrenta a la presión de implementar cambios con más rapidez, más rapidez, y el 41% a la de obtener un retorno de la inversión más rápido.

La paradoja es que los gestores del cambio se ven atrapados entre esa presión por rendir y obstáculos como el tiempo necesario para recopilar los requisitos (un reto citado por el 44% de los encuestados) y la incapacidad de adaptar la gestión del cambio a las necesidades empresariales (citado por el 42%).

Eso ha llevado al 84% de las organizaciones encuestadas a evitar por completo realizar cambios en SAP debido al temor como consecuencia de que un cambio rápido y cómo éste pudiera perturbar sus operaciones comerciales. Algo que incluso es peor que los resultados comunicados en la primera encuesta de la empresa en 2023, en la que el 79% reconocía evitar el cambio. En ese momento, el 88% informó de que los retos que planteaba la implementación del cambio estaban frenando el progreso empresarial.

Sin cambios en la confianza

David Lees, director de Tecnología de Basis Technologies, ha reconocido en una entrevista que “es la segunda vez que realizamos esta encuesta, y una de las conclusiones que hemos sacado es que, a pesar de su importancia, no hemos observado un cambio significativo en el nivel de confianza que los clientes tienen en la gestión del cambio dentro de sus entornos SAP”. A su juicio, “la tecnología SAP lleva mucho tiempo entre nosotros y es técnicamente diferente de muchas de las soluciones más modernas basadas en git y orientadas a la nube, por lo que los clientes tienen que gestionar el cambio de una forma bastante exclusiva, lo que conlleva algunos retos bastante específicos para ese espacio SAP”.

De igual manera, cree que no ayuda el hecho de que algunas organizaciones sigan utilizando procesos manuales y realicen el seguimiento y la gestión de los cambios mediante hojas de cálculo de Excel, lo que, según él, puede deberse a que desconocen formas mejores de hacerlo.

Muchas empresas todavía gestionan los cambios de la misma manera que lo hacían cuando los desarrollos salían solos, incapaces o poco dispuestas a intentar una entrega de tipo ágil dentro de su ecosistema SAP. De ahí que, ha reconocido, “la parte SAP de una empresa tiende a ser un poco como una isla; se suele gestionar por separado, sin intentar integrarla en la misma cadena de herramientas o procesos tecnológicos con los que se gestionan otras partes del negocio”.

Según la encuesta, el papel de los gestores de SAP se ha ampliado a lo largo de los años para abarcar la dirección de las comunicaciones, la participación y la formación entre equipos (54%), la responsabilidad de las iniciativas de SAP que dan soporte al negocio (53%), las contribuciones a la planificación estratégica en fase inicial (45%) y la colaboración en lo que se denomina “iniciativas empresariales impulsadas por la tecnología” (37%).

Una ventaja competitiva

Sin embargo, la encuesta señala que el 86% de los gestores del cambio son muy conscientes de que la gestión del cambio proporciona a su empresa una ventaja competitiva, siempre que puedan hacerlo con la suficiente rapidez.

Y, aunque el 93% de los responsables de SAP cree que sus equipos cuentan con las habilidades adecuadas para gestionar los cambios de SAP, la encuesta señala que la realidad es que sí: los equipos son capaces de gestionar cambios más pequeños y centrados en las TI, pero no pueden seguir el ritmo de las necesidades empresariales. Esto lleva a la externalización de muchos de los procesos, desde la estrategia y la planificación (49%) y la definición de requisitos (46%) hasta la implementación y la transición (38%) y el soporte posterior a la puesta en marcha (43%). Si bien esto resuelve el problema inmediato, la encuesta señala que genera costes adicionales y perpetúa las carencias de habilidades internas.

La automatización es clave

Por lo tanto, los gestores del cambio buscan nuevas formas de salvar la brecha de habilidades, como el uso de la IA. Por eso, el 87% de los encuestados cree que la tecnología influirá en la gestión del cambio de SAP en los próximos cinco años. A pesar de obstáculos como la resistencia de las partes interesadas o los directivos (42%), las restricciones normativas o de cumplimiento (39%) y las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad (36%), la IA está en los planes de la gestión del cambio de SAP para automatizar los procesos manuales (59%).

A Lees todavía le sorprende que “nos encontremos con clientes de esa categoría tan grande y compleja que no utilizan herramientas para esto en los tiempos que corren. Deberían haberlo hecho ya hace 10 o 15 años”.

La encuesta se realizó en Estados Unidos, Reino Unido y Alemania en agosto de 2025. Los 200 encuestados eran responsables de la planificación de recursos, las iniciativas de transformación o la gestión de las relaciones con los clientes para los sistemas SAP ERP (ECC) o SAP S/4HANA en empresas con ingresos superiores a 500 millones de libras esterlinas (680 millones de dólares, unos 794 millones de euros al cambio) y 250 o más empleados.