Así puede proteger su transformación digital de la erosión del valor

Los programas de transformación digital prometen una gran cantidad de ventajas, pero los retos imprevistos pueden anular el valor cuantificable. Una planificación cuidadosa y una evaluación holística de las propuestas de sus socios de integración de sistemas (SI) son pasos fundamentales en su iniciativa de transformación. Es importante identificar claramente qué valor espera obtener de sus socios en comparación con el precio que está pagando, así como el riesgo que está asumiendo como cliente.

Es razonable suponer que, con décadas de experiencia en grandes transformaciones empresariales y de TI, los riesgos generales relacionados disminuirían. Por desgracia, la realidad es que las organizaciones se enfrentan constantemente a riesgos que conducen a la erosión del valor.

Fuentes de erosión del valor

En pocas palabras, la erosión del valor es la disminución del valor recibido por el coste pagado. Normalmente, puede producirse de dos formas:

• Aumento de los costes sin incremento del valor: la primera forma de erosión del valor consiste en el aumento de los costes del proyecto sin un incremento equivalente del valor o de las actividades realizadas. En los retrasos de proyectos, por ejemplo, suele haber costes adicionales relacionados con la transferencia de recursos debido al aumento del plazo. En este caso, el hecho de que no se entregue trabajo adicional, o de que se adelante trabajo futuro para compensar los costes adicionales, es un claro ejemplo de erosión del valor.
• Disminución del valor sin disminución de los costes: una segunda forma se produce cuando hay una disminución del valor sin un ajuste de costes. Esto puede deberse a cambios en las prioridades de la empresa o a retrasos del proyecto, especialmente en la fase de construcción. Como alternativa a la ampliación del plazo del proyecto, las organizaciones pueden decidir priorizar y reducir características para cumplir los plazos. Esto es especialmente cierto para las organizaciones que pueden tener plazos más estrictos o restricciones presupuestarias. Al reducir el alcance, es necesario tener en cuenta de forma equivalente el impacto en los costes del proyecto, tanto en la fase actual como en las actividades posteriores.

Independientemente del camino que lleve a su transformación a la erosión del valor, los impactos de esa disminución del valor afectarán negativamente a su caso de valor empresarial.

Impactos en los programas de transformación digital

El impacto de la erosión del valor en su programa puede ser bastante drástico, tanto en los costes como en los plazos del programa. De hecho, es habitual que los grandes programas experimenten un aumento de los costes de hasta el 50% de lo previsto originalmente. Es frecuente, también, que los despliegues iniciales de las implantaciones de transformación digital lleven un retraso de tres a seis meses. Por desgracia, muchas organizaciones no están debidamente equipadas para gestionar de forma proactiva y eficaz sus relaciones con los SI, sobre todo si se tiene en cuenta que el equipo del proyecto probablemente compaginará las responsabilidades del proyecto con las actividades operativas cotidianas de las que pueda seguir siendo responsable.

Incluso con las prioridades en conflicto abordadas, sigue siendo poco realista esperar que el equipo del proyecto sea capaz de igualar las capacidades del SI cuando se trata de negociar y racionalizar cualquier tipo de cambios de costes relacionados con el valor que está recibiendo. Esto hace que sea aún más importante prepararse para sus iniciativas de transformación digital evaluando sus propuestas, teniendo en cuenta los riesgos mediante contingencias y asegurándose de que tiene mediciones claras del éxito a las que puede hacer referencia para responsabilizar a su proveedor. No hacerlo puede costarle millones.

¿Qué riesgos principales conducen a la erosión del valor?

A través del trabajo con muchos clientes en sus programas de transformación digital, hemos identificado cuatro riesgos comunes que contribuyen a la erosión del valor en grandes programas:

1. Falta de talento y habilidades: seleccionar al socio de implementación adecuado es fundamental. Las evaluaciones inadecuadas de sus socios de SI pueden conducir a un equipo que carece de la experiencia o los conocimientos necesarios para que su programa se mantenga según lo previsto. La falta de los conocimientos necesarios en la materia o de protección de los recursos clave puede repercutir significativamente en el valor de los resultados de sus talleres y en la calidad del diseño, y llevar a una personalización excesiva de su sistema.
2. Limitaciones de recursos y cuellos de botella: si se subestiman los recursos necesarios, tanto por parte del cliente como del SI, se producirán retrasos en los plazos y se reducirá la calidad de los resultados. Las organizaciones que suelen subestimar la demanda de sus recursos internos repercuten negativamente en su capacidad para contribuir a los talleres y proporcionar información oportuna sobre las decisiones clave y los procesos de revisión. Además, las actividades paralelas dentro de los plazos también pueden crear cuellos de botella, lo que provoca un efecto dominó de retrasos en el programa.
3. Planificación de riesgos y contingencias: si no se identifican y planifican los riesgos potenciales, los proyectos quedan expuestos a complicaciones imprevistas y problemas presupuestarios. Las grandes variaciones en las respuestas iniciales de los SI pueden atribuirse a diferentes supuestos sobre el alcance y los niveles de servicio prestados. La opción más barata no siempre supone un ahorro de costes: no tener en cuenta adecuadamente las variaciones en los supuestos puede exponerle a grandes e inesperados aumentos de gastos relacionados con futuras órdenes de cambio.
4. Responsabilidad del proveedor: no establecer expectativas y compromisos claros durante la fase de contratación puede obstaculizar significativamente su capacidad para responsabilizar a los proveedores. Los borradores de contrato iniciales rara vez incluyen la profundidad necesaria de transparencia o responsabilidad comercial para apoyar prácticas adecuadas de gobernanza de proveedores. 

Comprender cómo identificar estos riesgos y mitigarlos en una fase temprana de su programa de transformación es la clave para reducir la erosión de valor dentro de su programa.