MS 오피스도 예외 없다…AI가 재편하는 580억 달러 오피스 시장

오피스 스타일의 생산성 도구가 향후 1년 안에 AI로 인한 대대적인 변화를 맞을 것이라는 전망이 나왔다. 여러 전문가들은 경쟁 제품과 새로운 사용자 인터페이스가 잇따라 등장하며 시장 판도가 흔들릴 것으로 내다봤다.

가트너는 생성형 AI와 AI 에이전트가 마이크로소프트 365와 구글 워크스페이스 같은 주류 생산성 도구에 지난 30년간 없었던 실질적인 도전을 제기할 것이라고 예측했다. 이 시장 규모는 580억 달러에 달한다.

가트너 직원 경험 IT팀의 수석 애널리스트 조 마리아노는 1990년대 이후 오피스 제품의 기본 기능과 인터페이스가 클라우드로 전환된 이후에도 크게 달라지지 않았다고 진단했다. 다만 AI 도구가 이러한 환경을 한층 더 흔들어 놓을 가능성이 크다고 분석했다.

조 마리아노는 “우리가 지난 30년간 사용해온 마이크로소프트 오피스, 엑셀 스프레드시트, 파워포인트를 떠올려보면 된다”라며 “사용자 경험은 여전히 비슷하고, 문서를 만드는 기술과 방식도 거의 변하지 않았다”라고 설명했다.

가트너는 앞으로 문서와 각종 콘텐츠 생성이 ‘빈 화면’에서 시작되는 대신, 생성형 AI가 방대한 데이터를 불러와 이를 종합·재구성하는 방식으로 이뤄질 가능성이 높다고 전망했다. 편집 역시 작성자가 직접 수정하는 대신, AI가 내용을 재작성하는 형태가 점차 확대될 것으로 예상했다.

새로운 생성 방식의 등장

조 마리아노는 현재 생산성 소프트웨어에 코파일럿 형태의 AI가 이미 통합되고 있지만, 그래머리와 유사한 추가 도구가 등장하면서 두 번째 변화의 물결이 일어날 것이라고 내다봤다. 이러한 애드온 도구는 기존 제품에 새로운 기능을 더하는 방식으로 작동할 것이라는 설명이다. 동시에 음성 기반 인터페이스와 구글의 제미나이 캔버스 같은 환경이 등장해, 기존의 키보드 중심 입력 방식을 대체하는 새로운 사용자 경험이 확산될 것으로 전망했다.

제미나이 캔버스는 음성 프롬프트를 통해 코드를 생성하고, 조사 내용을 바탕으로 앱·게임·퀴즈를 제작할 수 있도록 지원한다. 또한 AI의 도움을 받아 텍스트를 생성하고 편집하는 기능도 제공한다.

조 마리아노는 “특정 문서 앱에서 문서를 작성하는 대신 캔버스를 열어 그 안에서 바로 문서를 만들거나 코드를 다루고, 이미지를 편집하면서 AI와 대화를 주고받을 수 있다”라며 “동시에 사용자가 캔버스 안에서 직접 수정 작업을 수행할 수 있는 통제권도 유지된다”라고 설명했다.

CIO는 유연해야 한다

조 마리아노는 조직의 생산성 소프트웨어 제품군을 선택하고 운영하는 CIO와 IT 리더가 직원이 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 자료 등 다양한 콘텐츠를 생성하는 방식에 대해 열린 시각을 가져야 한다고 조언했다.

조 마리아노는 “이제 ‘컴퓨터’라고 부르고 말을 걸기만 하면 되는 스타트렉과 같은 세상에 점점 가까워지고 있다”라며 “이미 많은 고객에게 키보드 대신 마이크를 사용해 대화하듯 작업해보라고 권하고 있다. 대부분 사람은 타이핑보다 말하는 속도가 더 빠르기 때문”이라고 설명했다.

또한 새로운 생산성 도구를 검토할 때는 구체적인 활용 사례에 맞춰 신중하게 접근해야 한다고 밝혔다. 조직마다 요구사항이 다르기 때문에, 모든 신제품이 모든 환경에 적합한 것은 아니라는 분석이다.

조 마리아노는 기존 대형 기업이 사라질 가능성은 낮다고 선을 그었다. 조 마리아노는 “마이크로소프트가 갑자기 사업을 접을 것이라고 보지는 않는다”라며 “셰어포인트와 원드라이브에는 이미 방대한 데이터가 축적돼 있고, 많은 조직이 마이크로소프트, 아마존, 구글을 데이터 레이어이자 모든 데이터가 저장되는 중심 축으로 활용하길 기대하고 있다”라고 말했다.

새로운 AI 도구를 효과적으로 활용하려면 조직 데이터가 정비돼 있고, AI가 접근할 수 있는 위치에 저장돼 있어야 한다고도 강조했다. 조 마리아노는 “기본적인 이야기처럼 들릴 수 있지만, 서비스가 적절한 정보에 접근할 수 있도록 하고 필요한 통합과 상호운용성을 우선순위에 두는 것이 중요하다”라며 “이러한 도구를 도입할 때 직원이 실제로 필요로 하는 데이터와 직접 연동되는 방식으로 구축해야 한다”라고 설명했다.

AI 기반 협업

여러 AI 전문가는 새로운 생산성 도구로의 전환 흐름에 주목하고 있다. AI 비서 벤더 인벤트(Invent)의 최고제품책임자 알릭스 가야르도는 IT 리더가 핵심 오피스 제품군을 AI 중심 협업 레이어로 바라보는 인식 전환을 준비해야 한다고 밝혔다. 이 레이어는 대화형 인터페이스와 워크플로를 자동화하는 AI 에이전트를 중심으로 구성될 것이라는 설명이다.

알릭스 가야르도는 “사람이 메뉴를 클릭하고 여러 도구 사이에서 정보를 수동으로 옮기던 정적인 앱 환경에서 벗어나, 자연어로 원하는 작업을 설명하면 시스템이 나머지를 조율하는 대화형 작업 공간으로 이동하고 있다”라며 “이 변화는 생산성 도구를 훨씬 더 접근하기 쉽게 만들고, 수작업을 크게 줄일 것”이라고 말했다. 이어 “이메일과 스프레드시트가 과거 사무 환경을 재정의했듯, 이제는 말하거나 타이핑하거나 짧은 명령어를 사용하는 방식이 업무 방식을 다시 정의하게 될 것”이라고 전했다.

또한 생산성 도구는 개별 앱의 묶음이라기보다, 사람과 AI가 함께 일하는 공유 작업 공간의 형태로 진화할 것이라고 내다봤다. 알릭스 가야르도는 “문서를 열고, 그다음 작업 관리 앱을 열고, 다시 CRM을 여는 식으로 생각하지 않게 될 것”이라며 “‘최신 수치를 불러와 고객용 요약을 만들고 후속 일정을 잡아달라’고 요청하면, AI 에이전트가 동료와 협업해 이를 실행하게 될 것”이라고 설명했다.

알릭스 가야르도는 법률·전문 서비스용 AI인 하비와 퍼플렉시티 파이낸스를 초기 사례로 언급하며, 새로운 기업이 오피스 생산성 시장의 기존 강자에 도전할 것으로 전망했다.

AI 통합 자문 기업 TAG US 월드와이드의 앤서니 E. 터글은 새로운 사용자 경험과 워크플로 기능을 앞세운 신생 기업이 잇따라 등장할 것으로 예측했다. 동시에 마이크로소프트, 구글, 오픈AI와 같은 대형 플랫폼 기업은 강력한 AI 모델을 생산성 제품군에 내장하고, 보완적 도구를 인수하거나 제휴하는 전략을 병행할 가능성이 높다고 분석했다.

앤서니 E. 터글은 IT 리더가 벤더 종속을 피하기 위해 API 중심 도구를 우선 고려하고, 모델 거버넌스를 신중히 평가해야 한다고 조언했다. 앤서니 E. 터글은 “유연성을 확보하면 단일 벤더에 모든 것을 맡기는 대신, 최적의 조합을 시험해볼 수 있다”라며 “결국 승자는 화려한 생성형 데모가 아니라, 매끄러운 AI 통합과 강력한 데이터 통제, 실질적인 워크플로 가치를 결합한 기업이 될 것”이라고 말했다.

이어 기술 리더가 AI를 바라보는 관점 자체를 재정립할 필요가 있다고 밝혔다. 복잡한 업무를 단순화하고, 사람을 보다 효과적으로 관리하는 데 집중할 수 있도록 기술을 활용해야 한다는 설명이다. 앤서니 E. 터글은 “기술 리더는 통합 실패에 대한 불안에서 벗어나, 기술과 감성 지능을 결합하는 인간 중심 AI 공식을 받아들여야 한다”라며 “기술과 감성 지능의 합은 단순히 2가 아니라 3이 될 수 있다”라고 말했다.

가치 창출의 기반

일부 AI 전문가는 오피스 생산성 도구의 사용자 경험이 대대적으로 재편될 것으로 보지만, 다른 전문가는 시장이 또 다른 방향으로 움직일 가능성에 주목하고 있다. AI 기반 정성 데이터 분석 플랫폼 스킴리(Skimle)의 설립자 올리 살로는 현재 많은 활용 사례에서 기존 오피스 소프트웨어 인터페이스가 채팅 기반 AI보다 더 높은 통제력과 정밀도를 제공한다고 평가했다.

다만 새로운 오피스 도구는 수동으로 작성된 문서와의 상호작용 방식을 AI를 통해 바꿔놓고, 대규모 데이터 세트에서 패턴을 분석하고 시각화할 수 있는 역량을 사용자에게 제공할 것이라고 전망했다.

올리 살로는 “대규모 언어 모델의 도움으로 어떤 새로운 유형의 지식을 만들어낼 수 있을지 고민해볼 필요가 있다”라며 “AI는 텍스트와 의미를 이해할 수 있으며, 대규모 정성 데이터를 구조화하고 해석하는 새로운 가능성을 열어준다”라고 설명했다.

올리 살로는 이 분야에 새로운 기업이 진입하고 있으며, 결국 사용자가 더 쉽게 업무를 수행하도록 돕는 기업이 승자가 될 것이라고 내다봤다.

올리 살로는 “AI는 경쟁의 새로운 시대를 의미하며, 게임의 판이 다시 짜이고 있다”라며 “여러 이유로 기존 마이크로소프트 오피스 제품은 지난 10년간 큰 진화를 보여주지 못했고, AI 코파일럿 역시 기대에 미치지 못했다”라고 평가했다. 이어 “.docx, .xls, .pptx와 같은 파일 형식은 유지될 수 있지만, 실제 가치 창출은 다른 레이어에서 이뤄질 것”이라고 밝혔다.
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