“Cada euro invertido en tecnología es un paso hacia la eficiencia operativa y la optimización de recursos”

La multinacional de origen alemán especializada en el mercado audiovisual en el Viejo Continente, Beta Entertainment, se sube al carro de la transformación digital con el propósito de automatizar la gestión del ciclo de producciones de cine y televisión en nuestro país. Sobre ello ahonda Alejandro Dantart, director financiero de Beta en España, en entrevista para CIO España. “Nuestro plan de transformación digital abarca prácticamente todos los ámbitos de la empresa y se basa en la incorporación de herramientas que nos permitan gestionar todo el negocio y contar con información en tiempo real”. Esto incluye optimizar tanto la parte financiera como el ciclo de vida completo de sus producciones, con un enfoque en la automatización y el análisis de datos.

El objetivo radica en que cada área del negocio, desde la producción hasta la distribución, esté interconectada y funcione de manera eficiente. Además, desde la compañía están poniendo especial énfasis en la preparación para las demandas futuras del mercado. “La implementación de Microsoft Business Central ha sido un pilar fundamental de esta estrategia, pero la hoja de ruta va mucho más allá, incluyendo tecnologías como la inteligencia artificial y la analítica avanzada con Power BI”.

Sobre la meta final de la implementación de esta hoja de ruta se pronuncia también el ejecutivo: “Aspiramos a consolidarnos como uno de los referentes en el mercado español, tanto en el área de ficción como de entretenimiento, de manera independiente”. Para ello, avanza, necesitan una gestión financiera sólida y una capacidad operativa que les permita gestionar proyectos complejos sin soltar las riendas. En este escenario la digitalización les brinda “la agilidad necesaria para seguir creciendo, gestionando eficientemente nuestras producciones y mejorando la toma de decisiones”. De manera paralela, la productora busca construir una base tecnológica que les permita seguir innovando, adaptándose a los nuevos cambios del mercado y a las nuevas formas de consumo de contenidos.

Teniendo esto en consideración, “como es lógico”, una gran parte de su inversión se destina al núcleo de su actividad, como cámaras, software de edición y equipos técnicos que son fundamentales para la producción audiovisual. Pero también tienen muy presentes las herramientas de gestión empresarial e invierten en ellas para contar con las mejores capacidades que les ayuden a controlar los aspectos financieros y operativos de sus producciones de forma más eficiente.

En el apartado relacionado con la financiación, el presupuesto destinado a TI ha sido uno de los rubros que más ha crecido en los últimos años, según confirma Dantart. La razón es simple: sin una infraestructura tecnológica robusta, no podrían llevar a cabo sus ambiciosos planes de expansión. “Invertimos en soluciones que no solo nos permiten mejorar nuestro día a día, sino que también nos preparan para futuros retos”. Para ellos, insiste, “cada euro invertido en tecnología es un paso hacia la eficiencia operativa y la optimización de recursos. Estas inversiones nos permiten manejar de manera autónoma áreas que antes requerían la intervención de terceros, como la gestión financiera”.

Caso de éxito local: así se digitaliza Beta en España

Recientemente, Beta ha llevado a cabo en España un proyecto de digitalización de la mano de Microsoft y la consultora tecnológica Arbentia. En virtud de esta colaboración estratégica la multinacional alemana ha logrado automatizar la gestión del ciclo completo de sus producciones para cine y televisión en el país. En concreto, la iniciativa ha consistido en el despliegue de la plataforma tecnológica Microsoft Business Central y del vertical para la gestión de productoras audiovisuales de Arbentia.

“El despliegue comenzó con la implementación de Business Central para gestionar toda la parte financiera, un área crítica para nosotros dada la complejidad de las producciones audiovisuales. Luego incorporamos Arbentia Media Production, el módulo de para producciones audiovisuales de Arbentia, que nos permitió integrar y automatizar cada fase del ciclo de vida de nuestros proyectos, desde la preproducción hasta la postproducción”, explica el ejecutivo en primicia para CIO España. Esta integración, prosigue Dantart, “nos permite controlar presupuestos, gastos e imputaciones en tiempo real. Además, nos da la capacidad de prever desviaciones y ajustar los recursos de manera inmediata”. Se trata de un proceso que involucra tanto la gestión del día a día como la planificación a largo plazo.

Siguiendo esta misma estela, el ejecutivo revela que las mejoras han sido notables en diversos frentes. En el área de la producción, por ejemplo, ahora tienen una visión más clara y detallada de los presupuestos y los costes asociados a cada proyecto, lo que les permite controlar la rentabilidad en tiempo real. A nivel financiero han ganado independencia y autonomía, pudiendo gestionar internamente los registros contables y generar informes personalizados según las necesidades de cada departamento. Esta capacidad de adaptación ha sido clave para optimizar la toma de decisiones. Además, el análisis de datos se ha vuelto mucho más accesible, permitiéndoles reaccionar de forma rápida ante cualquier cambio en los proyectos.

Entre los grandes retos que el director financiero de la multinacional alemana destaca sobresale la adaptación inicial al nuevo sistema. “Al ser una plataforma tan completa y con tantas opciones, el volumen de información que recibimos al principio fue bastante grande, lo cual pudo parecer abrumador. Sin embargo, gracias al apoyo constante del equipo de Arbentia, que estuvo siempre disponible para resolver dudas y guiarnos, logramos que el proceso de adaptación fuera mucho más fluido”.

La elección de ambos partners fue “bastante natural”. “Por un lado, ya trabajábamos con soluciones de Microsoft, como Excel, lo que facilitó la transición. Microsoft Business Central nos ofrecía la flexibilidad de no tener que hacer cambios radicales en nuestros procesos, y el hecho de que Arbentia tenga un módulo específico para la industria audiovisual nos dio la confianza de que estábamos eligiendo una solución probada y ajustada a nuestras necesidades. El conocimiento profundo que demostraron en cada fase del proyecto fue clave para llevarlo a cabo con éxito”, explica.

Con el punto de mira puesto en el futuro, el siguiente paso que aspira a dar Beta en el marco de su plan de transformación digital consiste en “seguir apostando por la digitalización a través de tecnologías como la inteligencia artificial, que ya estamos explorando para automatizar más procesos. También estamos evaluando el uso de cuadros de mando avanzados con Power BI para tener un análisis aún más profundo de nuestros proyectos”. La idea, concluye el ejecutivo, “pasa por optimizar lo que tenemos e incorporar nuevas herramientas que nos permitan crecer de manera ágil y eficiente. Sabemos que la tecnología seguirá evolucionando, y queremos estar preparados para aprovechar cada nueva oportunidad que surja”.