복잡해진 애플리케이션 환경, 체질 개선 전략 7선

강력한 애플리케이션 포트폴리오는 IT 조직의 핵심 자산이다. 포트폴리오가 기업의 운영 및 재무적 요구를 충족할 수 있도록 준비돼 있는지 여부는 장기적인 비즈니스 성공을 좌우하는 중요한 요소다. 그러나 시간이 지날수록 애플리케이션은 계속 추가되기 마련이다. 그 결과 포트폴리오가 비대해지고, 혼란이 가중되며, 효율성이 저하되고, 조직 전반에 걸쳐 리스크가 확대된다.

애플리케이션 합리화는 정해진 절차에 따라 기존 애플리케이션 포트폴리오를 정비하는 작업이다. 이를 통해 효율성을 높이고 복잡성을 낮추며, 혁신을 위한 여지를 확보하고, 총소유비용(TCO)을 절감하는 것이 목적이다.

애플리케이션 합리화는 어떤 CIO에게도 부담이 큰 과제다. 다음은 이 과정을 보다 빠르고 수월하게 진행하는 데 도움이 되는 7가지 전략이다.

체계적으로 접근하고 메타데이터를 활용하라

카네기멜론대학교의 최고정보·디지털오피스 프로그램 강사 윌리엄 포트왕글러는 “조직의 아키텍처 표준을 준수하면서 중복 시스템과 서비스를 줄이기 위해서는 애플리케이션 관리를 주기적으로 수행해야 한다”라고 설명했다.

포트왕글러는 “모든 서비스의 속성을 설명하는 메타데이터를 포함한 애플리케이션 또는 서비스 카탈로그를 갖추는 것이 바람직하다”라고 전했다. 각 서비스에 대해 계약 만료 시점, 비용, 운영 위치, 계약 조건 재조정 가능 여부 등을 파악해야 한다는 것이다. 이어 “시스템의 향후 방향에 대한 의사결정을 내릴 수 있도록 애플리케이션 카탈로그에는 약 50~100개 수준의 메타데이터 항목이 포함돼야 한다”라고 밝혔다.

온라인게임즈닷컴(OnlineGames.com)의 CEO 크리스티안-오비디우 마린은 애플리케이션 합리화를 작은 단계로 나눠 접근하는 것이 가장 효과적이라고 조언했다. 마린은 “한 부서를 선택해 모든 자산을 목록화하고 정리하라”라며 “이 과정에서 얻는 경험은 어떤 전사 차원의 프레임워크보다 큰 교훈을 준다. 조직마다 의존 구조가 다르기 때문”이라고 말했다. 또한 일부 비즈니스 이해관계자가 합리화 방향에 동의하지 않을 수 있는 만큼, 필요성과 배경을 충분히 소통하고 설득하는 과정이 중요하다고 언급했다.

마린은 애플리케이션 합리화가 눈에 띄는 화려한 작업은 아니라고 평가했다. 그러나 “CIO가 실행할 수 있는 가장 영향력 큰 결정 중 하나”라고 강조했다.

비즈니스 분석 역량을 적극 활용하라

관리형 IT 서비스 기업 에터+램리(Etter+Ramli)의 매니징 파트너 토드 킴튼은 “애플리케이션 합리화를 말로만 해서는 안 된다”라며 “직접 나서 실행하고, 필요한 지원을 구해야 한다”라고 조언했다.

킴튼은 성공적인 애플리케이션 합리화를 위해 조직 내 비즈니스 분석팀이 기존에 사용 중인 모든 도구를 면밀히 평가해야 한다고 강조했다. 그는 “기능 중복을 식별하고, 각 시스템의 실제 역량을 정확히 이해하며, 무엇보다 시장에서 활용 가능한 대안까지 검토해야 한다”라고 설명했다. 이어 “성과가 낮은 일부 애플리케이션을 과감히 제거하고, 보다 강력하고 비즈니스에 적합한 도구로 통합하는 것이 가장 현실적인 해법이 될 수 있다”라며 “결국 핵심은 냉정한 효율성”이라고 밝혔다.

킴튼은 애플리케이션 합리화가 단순히 불필요한 요소를 줄이는 작업은 아니라고 짚었다. 그는 “목표는 기능 중심이 아니라 전략적으로 비즈니스를 지원하는, 더 간결하고 회복탄력적이며 AI 도입에 준비된 플랫폼을 구축하는 것”이라고 설명했다. 또한 “소프트웨어에 투입되는 모든 비용이 단순한 현상 유지가 아니라, 기업의 성장과 미래 혁신을 실질적으로 뒷받침하도록 만드는 과정”이라고 덧붙였다.

사용 데이터와 전략적 중요도를 기준으로 우선순위를 정하라

사이버보안 컨설팅 기업 우다(OODA)의 CTO 밥 고울리는 먼저 현재 보유 중인 애플리케이션 목록과 실제 사용 현황에 대한 정보를 수집해야 한다고 조언했다. 고울리는 “각 프로그램이 어떤 비즈니스 역량을 지원하는지, 누가 사용하고 있는지, 그리고 어느 정도의 가치를 제공하는지 매핑해야 한다”라고 설명했다.

이어 가격, 리스크, 기능 중복 여부, 전략적 중요도를 기준으로 자산의 우선순위를 정해야 한다고 밝혔다. 고울리는 “이 모든 요소는 실제 사용 데이터와 기업의 요구사항에 근거해야 한다”라며 “소프트웨어에 의존하는 구성원까지 논의에 포함하면 애플리케이션을 폐기하거나 교체할 때 발생할 수 있는 혼란을 줄이고 공감대를 확보할 수 있다”라고 말했다.

고울리는 애플리케이션 합리화가 단순한 비용 절감 활동은 아니라고 강조했다. “관리 용이성을 높이고 보안을 강화하며, 기술 투자 성과를 실질적으로 실현하기 위한 수단”이라며 “적절히 실행하면 혁신을 위한 예산을 확보하는 효과도 기대할 수 있다”라고 분석했다.

애플리케이션을 뒷받침하는 데이터 인프라도 함께 점검하라

데이터베이스 서비스형 플랫폼 기업 테셀(Tessell)의 공동 설립자 바쿨 반티아는 애플리케이션 목록을 정리하는 것에 그치지 말고 이를 지원하는 데이터 인프라도 함께 살펴야 한다고 조언했다. 반티아는 “각 애플리케이션을 비즈니스 중요도, 비용, 리스크, 성능, 현대화 가능성 기준으로 평가해야 한다”라고 말했다.

이어 “합리화 작업이 애플리케이션 계층에서 멈추는 경우가 많다”라며 “실제 비용과 운영 부담의 상당 부분은 그 아래 데이터 플랫폼에 존재한다”라고 지적했다. 반티아는 데이터 중심 접근 방식이 IT 의사결정을 개별 기술 지표가 아닌 비즈니스 성과와 정렬시키는 데 효과적이라고 설명했다. “합리화가 비용 투명성, 회복탄력성, 보안, 확장성과 연결될 때 시스템을 폐기할지, 통합할지, 현대화할지, 재플랫폼할지에 대해 보다 정확한 판단을 내릴 수 있다”라고 밝혔다. 또한 애플리케이션과 데이터 인프라를 함께 정비해야 복잡성이 다른 영역으로 이동하는 것을 방지하고, 지속 가능한 단순화를 달성할 수 있다고 덧붙였다.

거버넌스 기준과 정기 점검 체계를 수립하라

수익 인텔리전스 기업 브이컨버세이셔널(vConversational)의 공동 설립자 켄 헤론은 합리화 작업에 착수할 때 ‘유지’, ‘투자’, ‘허용’, ‘교체’, ‘폐기’와 같은 단순한 분류 체계를 먼저 마련하라고 제안했다. 이후 예외가 누적돼 다시 스프롤이 발생하지 않도록 거버넌스를 엄격히 적용해야 한다고 강조했다.

헤론은 합리화를 조달 중심의 일회성 정리 프로젝트로 접근하는 것이 대표적인 실수라고 지적했다. 새로운 애플리케이션의 승인 및 통합 방식을 바꾸지 않으면 문제는 반복된다는 설명이다. 분기별로 가벼운 점검을 진행하고, 연간 계획 및 예산 수립과 연계한 심층 검토를 병행하는 방식이 효과적이라고 밝혔다. 다만 변화가 빠른 영역의 경우 월간 점검이 필요할 수 있다고 조언했다.

프로젝트 관리 및 예산 주기와 연계하라

소프트웨어 개발 기업 유리스틱(Euristiq)의 CTO 파블로 트키르는 합리화를 제대로 수행하려면 데이터 분석, 사용자 피드백, IT 인프라에 대한 지속적인 모니터링이 결합돼야 한다고 설명했다.

트키르는 조직에서 가시적인 성과를 낸 방법으로 합리화 프로세스를 IT 프로젝트 관리 및 예산 수립 주기에 통합한 사례를 소개했다. 그는 “6~12개월마다 애플리케이션 포트폴리오를 검토해 기능 중복, 레거시 솔루션, 자동화 기회를 식별한다”라고 밝혔다.

또한 작은 단위의 측정 가능한 성과를 목표로 삼고, 점진적으로 범위를 확대하는 전략을 권장했다. 트키르는 “애플리케이션 합리화는 자원을 절감하는 데 그치지 않고, 확장과 유망한 신기술 도입에 대응할 수 있는 유연한 IT 환경을 구축하는 기반이 된다”라고 말했다.

트키르는 CIO가 흔히 범하는 실수로 합리화를 일회성 과제로 간주하는 점을 지적했다. 그는 “정기적인 업데이트 없이 단발성으로 추진하면 레거시 또는 비효율적 애플리케이션이 다시 누적되고, 결국 효율성이 다시 저하된다”라고 설명했다.

이해관계자를 참여시키고 정성적 의견을 반영하라

기술 비즈니스 자문가 크리스 M. 워커는 먼저 전체 애플리케이션 목록을 작성한 뒤, 각 애플리케이션의 비즈니스적·기술적 가치를 평가하고 일관된 기준으로 비교해야 한다고 제안했다. 이후 총소유비용을 산정하고 점수를 부여해 폐기, 통합, 현대화, 유지 여부를 결정해야 한다고 밝혔다. 워커는 “투명성과 이해관계자 참여가 성공의 핵심 요소”라고 말했다.

워커는 장기적인 효과를 위해 정량적 지표와 정성적 의견을 함께 고려해야 한다고 강조했다. 그는 “비즈니스 리더를 참여시키면 사각지대를 줄이고 조직의 공감대를 확보할 수 있다”라며 “점수 체계는 명확한 판단 기준을 제공하고, 이해관계자 참여는 의사결정을 기술 중심이 아닌 전략 중심으로 이끈다”라고 설명했다.

또한 사례 연구와 파일럿 프로젝트를 검토하는 것이 효과적인 출발점이 될 수 있다고 조언했다. 한 부서나 특정 포트폴리오부터 시작해 구조화된 프레임워크를 적용하고, 이후 전사 확산에 앞서 프로세스를 정교화해야 한다는 것이다. 워커는 “업계 가이드와 현대화 지침이 유용한 템플릿을 제공할 수 있지만, 실제 경험이 가장 큰 자산”이라고 평가했다.

워커는 애플리케이션 합리화의 본질이 단순히 도구 수를 줄이는 데 있지 않다고 강조했다. 그는 “IT를 비즈니스 전략과 정렬하는 작업”이라며 “CIO는 이를 효율성과 혁신의 균형을 맞추는 지속적 포트폴리오 관리 체계로 인식해야 한다”라고 밝혔다. 적절히 수행될 경우, 합리화는 사후 정리 작업이 아니라 디지털 전환을 견인하는 동력이 될 수 있다고 분석했다.
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