Los futuros retos para los CIO en finanzas: Verifactu y la facturación electrónica

Con 2026 a la vuelta de la esquina, es tiempo de que las compañías preparen los desafíos del nuevo año. Uno de los principales será el cambio de año en los sistemas de facturación: la implementación del sistema de verificación antifraude Verifactu. No es extraño ver menciones a este cambio como el paso a la facturación electrónica. Pero llamarlo así puede llevar a confusión, porque se trata de dos elementos distintos, regidos por normativas distintas.

Lucía Pérez y Meritxell Yus, abogadas especializadas en Fiscalidad Indirecta de Cuatrecasas, son tajantes. “No debe confundirse la obligación de facturación electrónica B2B con la normativa sobre sistemas informáticos de facturación” —el conocido como VeriFactu— “que establece la obligación del cumplimiento de los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de los sistemas informáticos de facturación. Ambos proyectos se encuentran regulados en normativa diferentes con un distinto objetivo”. Si bien convivirán y se complementarán, buscan distintas finalidades, explican. “La facturación electrónica regula el formato y la transmisión estructurada de las facturas entre empresarios y profesionales y su finalidad principal es reducir la morosidad comercial, mientras que la normativa de sistemas de facturación se centra en la calidad, seguridad y fiabilidad de los datos generados por los programas de facturación, con la finalidad de reducir el fraude”.

El paso a Verifactu

La primera en entrar en vigor es la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida popularmente como Ley Antifraude. Esta regulación transpone una directiva europea que quiere limitar las prácticas de evasión fiscal. Aunque el texto habla de concentrar los esfuerzos en las grandes fortunas, sus implicaciones afectan a todo tipo de profesionales, de grandes empresas a personas que cotizan como pequeñas autónomas. La normativa incorpora distintas medidas para lograr el cumplimiento de los requerimientos fiscales, entre las que se plantea un modelo basado en el control de los softwares de contabilidad y gestión, que quedan obligados a ajustarse a determinados requisitos.

Al calor de esta normativa se ha desarrollado el reglamento Verifactu, que establece los requisitos que deben contemplar los programas de facturación. Entre otros, se contempla que, al expedir una factura, se genere o guarde una copia o se mande un resumen, directamente, a la Agencia Tributaria. Además, se deberá incluir un QR en la factura para poder verificarla con la administración. Negro sobre blanco, el cambio en la regulación implica que ya no se podrá enviar las facturas en un PDF ni hacer los libros de contabilidad sobre un Excel, sino que habrá que emplear un sistema de facturación homologado. Para controlar que el modelo sobre el que se haga cumple los necesarios requisitos se ha desarrollado el sistema del mismo nombre, que se puede incorporar a softwares de facturación ya existentes y que está también integrado en la aplicación informática gratuita desarrollada por la AEAT.

Es decir: si bien este nuevo modelo va hacia la facturación electrónica, no se refiere a esta normativa, sino a la integración de un sistema antifraude. “Verifactu no es factura electrónica, y este matiz es importante”, desarrolla Álvaro Villa, director general de Alegra España. “Es un sistema antifraude que obliga a que el software de facturación cumpla criterios muy estrictos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad del dato”, resume. A nivel de TI tiene un impacto significativo: “No cambia la interfaz, pero sí cambia la arquitectura del sistema”, explica. Coincide Estefanía Gambin Altare, country success manager en Pleo. “Esta normativa implica un cambio técnico relevante para los equipos de TI”, defiende. “Los sistemas deben ser capaces de trabajar con formatos estructurados, integrarse con los sistemas contables y asegurar la transmisión segura y puntual de los datos a Hacienda”. Gambin lo define como “un reto técnico”, que “con el apoyo adecuado no tiene por qué ser una carga”.

Entre los trabajos en TI a los que obligará el reglamento Verifactu, continúa Villa, está la auditoría y adaptación de ERP, CRM, TPV y desarrollos propios a los nuevos requisitos, pero también la integración de hash encadenado y QR y el compromiso de trazabilidad completa y exportación en el formato exigido por la AEAT. Habrá que realizar integraciones vía API y definir si la empresa operará en modo VeriFactu o no VeriFactu; y asegurar operaciones sin interrupciones, “porque cualquier incidencia ahora tiene también un impacto en cumplimiento”. Lejos de tratarse de una acción puntual, este cambio requerirá de un seguimiento continuo, explica. “Lo más práctico es tratar Verifactu como un programa permanente de cumplimiento digital, no como un proyecto puntual. Esto implica gobernanza de datos, revisiones periódicas y formación continua para que Finanzas, TI y asesores estén alineados”. Gambin lo afronta de forma similar. “No es un cambio puntual que se resuelve una vez y listo. Es un proceso vivo que requerirá actualizaciones continuas y capacidad de adaptación”.

En cuanto a su impacto en la relación entre los departamentos de TI y finanzas, la directiva de Pleo avanza que el equipo financiero se verá relegado de tareas repetitivas para enfocarse en aportar valor real al negocio. Villa lo desarrolla. “VeriFactu nace como una iniciativa fiscal, pero se implementa a través de tecnología. Eso obliga a TI y Finanzas a trabajar de forma más coordinada que nunca”. Entre otros, augura un impulso a las decisiones compartidas sobre software, integraciones y políticas de registro; la fluidez en el lenguaje común en torno a la trazabilidad, integridad y auditoría de los datos; y una menor carga manual en finanzas y más control preventivo gracias a la automatización. “En la práctica, TI y finanzas pasan de colaborar a copilotar el cumplimiento antifraude dentro de la organización”.

Conviene también repasar el calendario de implementación. A partir del 1 de enero de 2026, todas las personas jurídicas deberán usar sistemas de facturación adaptados, mientras que el resto de profesionales y personas autónomas tienen hasta el 1 de julio del próximo año para integrar estas herramientas.

Facturación electrónica

Aunque Verifactu podría considerarse como un primer paso hacia la factura electrónica —especialmente para aquellos negocios que no estaban aún utilizando sistemas de este tipo—, este modelo de facturación es obligatoria para el trabajo con la administración desde 2013. En los próximos años está previsto que se extienda, gracias a la conocida como Ley Crea y Crece. Esta normativa de 2022 “establece la obligación de emitir, remitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresarios y profesionales”, recuerdan Yus y Pérez, aunque aún está pendiente de desarrollo reglamentario. “A fecha de hoy, por lo tanto, todavía no está definido con detalle el alcance de esta medida y su fecha de entrada en vigor”.

La normativa trabaja en una línea semejante a la de la Ley Antifraude, buscando “combatir la morosidad comercial, reforzar la transparencia en los pagos y acelerar la digitalización de las relaciones empresariales, promoviendo procesos más eficientes, trazables y automatizables”, destacan las abogadas de Cuatrecasas. Por el momento, en el último borrador publicado, se contempla que la factura en operaciones B2B deberá ser un mensaje electrónico estructurado conforme a determinados requerimientos. “El envío de un PDF no resultará suficiente, pues se exigen datos estructurados interoperables procesables automáticamente por los sistemas”, resumen. Está además prevista una solución pública de facturación de la propia AEAT, que actuará como repositorio de las facturas electrónicas y coexistirá con plataformas privadas de intercambio de datos. “Estas plataformas deberán garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas entre ellas”.

Aunque al no haberse publicado el desarrollo normativo no se puede hablar de un calendario completo, se estima que las grandes empresas, con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, tendrán 12 meses desde su publicación para adaptarse, mientras que para el resto este plazo se extenderá hasta los 24 o incluso 36 meses.