Farma2go digitaliza su operativa en busca de la agilidad empresarial

Farma2go es el nombre propio detrás de la plataforma de parafarmacia digital con más de treinta años de experiencia en el sector. Una plataforma web de envío de medicinas y venta de productos farmacéuticos a domicilio que, en los últimos años, como resultado del auge de la digitalización, ha experimentado un irrefrenable incremento en la demanda, llegando incluso a superar el umbral de los 12.000 envíos mensuales.

Este aumento significativo de la carga de trabajo ha traído consigo diversos desafíos en la cadena de empaquetado. Así, con el firme propósito de mantener los estándares de calidad en el servicio, Farma2go se propuso recurrir a la tecnología para encontrar una solución a medida que le permitiera agilizar la operativa de negocio y mejorar la experiencia del empleado y cliente. Apostó entonces por una herramienta de software que posibilitara a los trabajadores del almacén reducir al máximo la tasa de errores durante el proceso de empaquetado de los pedidos. Un enfoque con el que no solo logran minimizar la ratio de devoluciones, sino que también agiliza los tiempos del proceso de envío.

De la detección de una necesidad a la búsqueda de la solución

Farma2go arrancó su actividad allá por el 2015, logrando situarse desde entonces a la cabeza de las parafarmacias de España con una clara apuesta por la excelencia del personal en plantilla y la omnicanalidad, brindando así un mejor servicio al usuario. Y es que esta plataforma digital cuenta con un equipo de expertos en dietética y nutrición, homeopatía y cosmética que atienden a los consumidores a través de múltiples canales, incluyendo el teléfono, correo electrónico y las redes sociales.

En cuanto a la gestión de pedidos, los trabajadores solían realizar la tarea de forma manual. “Se acercaban a las estanterías, recogían el producto solicitado y lo trasladaban a sus mesas para llevar a cabo el proceso de empaquetado antes del envío”. Este sistema ancestral conllevaba la aparición de errores en los envíos, lo que a su vez resultaba en un aumento de las devoluciones por parte de los clientes.

Partiendo de este escenario la organización planteó la necesidad de desarrollar una aplicación de manera rápida que permitiera ofrecer una solución integral. A su juicio, debería posibilitar un control exhaustivo de todos los productos incluidos en cada pedido, ofreciendo una representación visual que indicara claramente los artículos que ya se han añadido al paquete y aquellos que aún están pendientes de empaquetar. En resumen, encontrar una solución que proporcionase la información necesaria para garantizar una mayor agilidad empresarial y la optimización y corrección de los paquetes.

El reto en este contexto radicaba en hallar una herramienta que permitiera el control de los productos en cada envío con el fin de reducir o prevenir errores, sin que esto implicara un aumento en los tiempos de empaquetado y entrega de los productos. Desterraron la idea de que la solución fuera nativa y, tras ejecutar un business case, optaron por aprovechar al máximo las capacidades de una progressive web app (PwA).

Modus operandi

Así, la solución encontrada por Farma2go consiste en el desarrollo de una aplicación PWA que es accesible a través de un navegador web y se puede ejecutar tanto en dispositivos móviles como en ordenadores de escritorio. Este tipo de desarrollo permite acceder a la cámara del dispositivo de la misma forma que se haría con una aplicación nativa. A través de la lectura de códigos de barras con la cámara y utilizando el servicio API de la plataforma de Odoo, permite realizar acciones como: descargar la información de un pedido, descargar la lista de productos que componen el equipo y escanear cada producto a medida que se añaden al paquete.

Además, cabe subrayar que entre las funcionalidades destacadas se contempla el cálculo de la integridad del pedido, el control de duplicados y el marcado de pedidos procesados. Por ejemplo, la aplicación calculará si se han añadido todos los productos al pedido y mostrará esta información de manera visual, marcando en verde los productos incluidos y en rojo los productos pendientes; de igual forma evitará que no se añada un producto más veces de las indicadas en el pedido, emitiendo un aviso sonoro cuando se intenta añadir un producto no solicitado; también proporcionará la opción de marcar un pedido como completado una vez que se hayan empaquetado todos los productos que lo componen, eludiendo así el envío accidental del mismo pedido.

Puesta en marcha

En el marco del proceso, la compañía dio sus primeros pasos desarrollando el prototipo (minimum viable product, por su terminología en inglés) de la aplicación; es decir, una versión simplificada de la misma con las funcionalidades esenciales. Durante dicha etapa, se identifican nuevas funcionalidades que resultan necesarias para la garantizar una gestión efectiva de los envíos:

• Control de stock: Si durante la preparación de un pedido no se dispone de los productos necesarios en el inventario, se procederá a separar el pedido y mantenerlo en estado de espera (on hold).
• Cancelación de pedidos: En el caso de que no se espere contar con un producto que falta en un plazo mínimo predefinido, se debe cancelar el pedido.

En esta etapa entran en escena el equipo técnico de Farma2go, Incentro y Aspect Data Technology poniendo de manifiesto un enfoque colaborativo. Mientras que Incentro se encarga de la creación de tickets y sprints necesarios para el desarrollo de la aplicación, las pruebas integradas recalan sobre Aspect Data Technology y las pruebas en un entorno real se producen bajo la batuta de Farma2go. Esta colaboración y distribución de responsabilidades bajo la metodología Scrum permite un enfoque ágil y eficiente en el desarrollo de la aplicación, garantizando una entrega exitosa y un producto de alta calidad.

Resultados obtenidos

Desde las primeras fases del desarrollo del software, el Farma2go ha llevado a cabo pruebas en el almacén. Esto ha permitido una mejora continua y ágil de la aplicación, con la integración y propuesta de nuevas funcionalidades para basadas en las necesidades detectadas durante el proceso. Mediante las pruebas en el entorno real de trabajo, la plataforma de distribución de medicamentos y productos de parafarmacia ha logrado mejorar la experiencia de usuario para utilizar la aplicación desde un PC o habilitar el uso de lectores láser de códigos de barras para garantizar la lectura de los mismos mediante cámaras.