Carles Llach: “La tecnología ha generado unas eficiencias enormes en el notariado”

El notariado en España, tal y como ahora lo conocemos, se remonta a una normativa de 1862, que unificó las cosas en una profesión en la que, en realidad, se puede retroceder hasta la Edad Media. Casi se podría decir que siempre han estado presentes, lo que deja tras de sí una rica historia. También empuja a que la ciudadanía asocie el notariado a montañas de papel, a documentos tangibles que siguen una larguísima tradición analógica. Y, sin embargo, la profesión lleva décadas digitalizándose y cuenta con su propio Centro Tecnológico del Notariado. Hasta se podría decir que fueron pioneros.

La aprobación de la normativa que reguló la firma electrónica notarial en 2001 creó un marco normativo favorable para la digitalización del sector, que además supo ver el potencial de la transformación tecnológica. “El notariado hace una apuesta por la tecnología creando el Centro Tecnológico del Notariado a finales del año 2002”, explica en una entrevista con CIO ESPAÑA Carles Llach, director de Tecnologías del Centro Tecnológico del Notariado. El Consejo General del Notariado (CGN) quería que este centro fuese “el proveedor de tecnología para toda la corporación notarial: los 17 colegios notariales, 2800 notarios y 18000 empleados”.

“Nos dedicamos a implementar y desarrollar soluciones para fortalecer la función pública del notariado con la ciudadanía, pero también es muy importante la colaboración con la administración pública y otras entidades clave del mercado”, asegura. Ahora, en el Centro cuenta con sedes en Sant Cugat del Vallés (Barcelona) y Madrid, en las que trabajan 450 personas, responsables de proveer al notariado de las soluciones TI necesarias para que todo fluya.

La innovación en la que trabajan

Pero ¿para qué necesitan toda esta innovación tecnológica las notarías? “En muchos casos, por cuestiones de cumplimiento del notario hacia la administración pública”, apunta Llach. “El notario es un sujeto de obligado cumplimiento en cuanto a prevención de blanqueo de capitales”, ejemplifica partiendo de una de sus muchas obligaciones, la persona que permite saber quién es el titular real de una sociedad. “Esto no sería posible sin que hubiera una tecnología que permitiera hacer este tipo de consultas”, indica.

“También está obligado a la cumplimentación del Índice Único Informatizado. De hecho, es uno de los primeros cumplimientos a los que se tiene que enfrentar el notario en el año 2004, una vez creada la sociedad”, señala. El Índice recompila la información para la administración central. “Antes de que existiera, cada notaría facilitaba esta información al colegio notarial y administración pública en general. No había una calidad homogénea”, señala Llach. Al informatizase, “esta información se centraliza” y surge “toda la capacidad de establecer criterios homogéneos”. Los datos pasan a ser homogéneos y su calidad sube, pero también se reducen los tiempos. “Esta base de datos permite sistematizar comunicaciones”, indica el experto. Una muestra es el catastro. “Ahora, cuando vas a una notaría y realizas un acto de compraventa se lanza directamente una comunicación a catastro que, ya a partir de eso, efectúa el cambio de titularidad de esa finca”, explica.

Centro Tecnológico del Notariado

La digitalización también ha permitido afrontar de forma más eficiente otras obligaciones que ha asumido el notariado, como bodas o divorcios. “Estas nuevas atribuciones van acompañadas de una digitalización para dar herramientas para que puedan efectuarlas”, afirma Llach, que confirma que, evidentemente, en las notarías se hace mucho más que firmar papeles.

La plataforma SIGNO (Sistema Integrado de Gestión Notarial) es, desde 2007, la solución TI que cubre todas esas necesidades. “Esta plataforma aporta valor a tres actores”, indica Lach. Son el propio notariado, la administración pública y la ciudadanía. “El notario, para hacer su trabajo más eficiente. Tiene un punto único desde el cual puede interactuar con la administración pública y la empresa privada, para sus funciones de función pública y también de función privada”. Todo está centralizado, va más rápido y se gana en eficiencia evitando errores. La información “se dispara hacia la administración pública”, lo que simplifica cuestiones como el cobro de impuestos, y la ciudadanía puede resolver en una “gestión integral” todas las cuestiones relacionadas con sus escrituras.

Sin tecnología, el día a día en una notaría “seguramente sería poco eficiente”, confirma Llach. “Para dar cumplimiento a todas esas obligaciones, la notaría necesitaría mucho más personal, los tiempos serían más largos y la colaboración con la administración pública se realizaría, pero de una forma muy poco eficiente”. “Creo que al final la tecnología en este ámbito, como en todos, ha generado unas eficiencias enormes”, asegura el directivo.

Tecnología hecha en España

Ahora que la soberanía tecnológica, la dependencia y la innovación propia se están convirtiendo en temas de moda, no eran cuestiones sobre las que se hablase mucho en 2002. Y, sin embargo, el Centro fue pionero en estos terrenos posiblemente sin saberlo. Desde un primer momento, el Centro Tecnológico del Notariado trabajó con tecnología propia. Sus herramientas se desarrollan en sus centros de trabajo en España.

“Esa apuesta del notariado por la tecnología y por la creación de un centro tecnológico propio fue un acierto muy grande”, confirma Llach. “Tener una empresa que piensa en la tecnología para el notariado es un valor enorme”, suma. Hacerlo así les dio desde el primer momento control en cuestiones de gobernanza, pero también les permitió solventar sus necesidades concretas. “Es un sector tan vertical, algo tan específico, que no existen un equivalente de los productos que hemos desarrollado, como la plataforma SIGNO, en otro lugar. Son cosas que hemos tenido que desarrollar desde cero”, indica Llach. Aunque han hecho alguna colaboración puntual con terceras empresas, lo cierto es que apuestan por “personal propio que desarrolle, que administre los centros de procesos de datos y desarrollos específicos”.

Esto les ha permitido convertirse en un referente, al que visitan colegios notariales de otros países para comprender cómo pueden hacer su propia modernización.

Retos en transformación digital

Al tiempo, el Centro no se queda al margen de las grandes cuestiones que marcan la agenda en tecnología para el resto de sectores. “La ciberseguridad es un reto, una amenaza que está ahí y cada vez más presente”, responde Llach. Llach confirma que esto es algo que tienen presente y en lo que llevan “mucho tiempo”, tanto protegiendo el dato centralizado que salvaguardan en el Centro como en las notarías. “Al final no dejan de ser 2800 despachos profesionales repartidos por todo el territorio. Y eso es un reto. Esa gran granularidad que es beneficiosa para la ciudadanía (porque muy cerca todos tenemos a un notario), desde el punto de vista técnico supone un reto para cubrir en el aspecto de ciberseguridad”, indica.

La IA es aquí un arma de doble filo, porque permite generar ataques, pero también adelantarse a ellos señalando “agujeros”. No es el único potencial. Llach señala que están atentos a lo que permite la inteligencia artificial y a sus posibles eficiencias. “Apostamos por la IA, pero por una IA supervisada”, asegura.

Por ejemplo, ayuda potencialmente con la extracción de datos y permite reducir errores o mejorar la transparencia. Es algo en lo que trabajan y sobre lo que Llach insiste en que no es una cuestión de laboratorio, sino algo que están testeando en 400 notarias y que quieren extender progresivamente al resto. “Vemos aplicaciones de la IA en muchos ámbitos, como la asistencia telefónica, clasificar documentación de bajo riesgo jurídico o detección de inconsistencia”. Las palabras de Llach dejan claro que la IA puede convertirse en una suerte de red de seguridad.