Siete señales de que es hora de modernizar sus sistemas informáticos

La tecnología sigue avanzando a un ritmo vertiginoso. Eso es estupendo, porque un entorno informático sólido es necesario para aprovechar las últimas innovaciones y oportunidades de negocio. La mala noticia, sin embargo, es que la modernización de los sistemas informáticos requiere importantes inversiones financieras y de tiempo.

Cuando se aborda adecuadamente, la modernización de aplicaciones y plataformas genera un valor inmenso y sitúa a las organizaciones por delante de su competencia, afirma Anindeep Kar, consultor de la empresa de investigación y asesoramiento tecnológico ISG. “Hay múltiples ejemplos de organizaciones que se llevan a casa la ventaja de ser las primeras en llegar adoptando y abrazando la modernización tecnológica cuando la oportunidad se presenta pronto”.

Por otro lado, también hay muchos casos de empresas que se aferran a sistemas obsoletos que hace tiempo que superaron su ROI (retorno de la inversión, por sus siglas en inglés) original. Kar aconseja adoptar un enfoque mesurado de la modernización de sistemas. “Los líderes que adoptan un enfoque de arrastrarse-caminar-correr, con una asunción de riesgos reflexiva y un enfoque estratégico en acciones y resultados, maximizan el valor empresarial de la modernización de TI”.

¿Su empresa debería haber actualizado sus sistemas de TI? He aquí siete señales de que puede haber llegado el momento de modernizarse.

1. La deuda técnica afecta a los resultados

Una señal de alarma de que ha llegado el momento de modernizar los sistemas informáticos es cuando la deuda técnica empieza a acumularse. En lugar de ver esta situación como un obstáculo, se puede enmarcar como una oportunidad para reevaluar el valor de las herramientas existentes, con vistas a exprimir potencialmente más valor de ellas antes de modernizarlas. Según Carrie Rasmussen, CIO de la empresa de software y servicios de recursos humanos Dayforce, esto es así tanto si se trata de un sistema obsoleto que ya no recibe soporte del proveedor como de una infraestructura que no se ajusta a una estrategia que da prioridad a la nube.

Un primer paso, dice Rasmussen, es asegurarse de que las herramientas existentes ofrecen el máximo valor. “Evalúe las herramientas actuales y puntúelas en función del número de funciones que utiliza en comparación con las disponibles”, aconseja.

Rasmussen afirma que el proceso de modernización debe comenzar con la formación de un equipo de estrategia y dirigirlo a construir el caso empresarial de por qué es necesario el cambio. “Como líderes, tenemos que concentrar nuestro tiempo, nuestro personal y nuestro dinero, por lo que una estrategia de modernización y su despliegue deben implicar a personas en cada una de esas áreas”, señala.

Lo único que no debe hacer nunca un responsable de TI es repartir las inversiones entre varias áreas, afirma Rasmussen. Sugiere priorizar las áreas que probablemente aporten el mayor valor empresarial.

“Por lo general, no se puede mover la aguja en todo mientras se trabaja dentro de los presupuestos típicos, así que hay que centrarse en mover la aguja en una o dos cosas que realmente marquen la diferencia“, aconseja Rasmussen. “Asegúrate de que estás pensando en dónde la modernización puede marcar una diferencia competitiva y empieza por ahí”.

2. La empresa ha crecido sustancialmente

Factores como la rápida expansión del negocio, la evolución de las necesidades empresariales, las tasas de comercialización y la ampliación de los márgenes pueden impulsar la decisión de modernizar las TI, dado que la infraestructura actual ya no está alineada con los objetivos empresariales, afirma Munir Hafez, vicepresidente senior y CIO de la agencia de informes de crédito al consumo TransUnion.

Hafez aconseja empezar por identificar el problema o la tendencia y, a continuación, avanzar hacia la creación de un caso empresarial sólido y la creación de consenso y apoyo. “Identifique los beneficios y asegúrese de mantener el valor empresarial en primer plano”.

Suponiendo que el mayor desafío esté basado en la tecnología, hay pocos problemas que no puedan resolverse fácilmente, dice Hafez. “A menudo, los responsables técnicos no dedican tiempo suficiente a la comunicación y la gestión del cambio y de las partes interesadas”, observa. Hafez añade que la mayoría de los proyectos de modernización suelen fracasar por falta de expectativas realistas, requisitos definidos y una gestión del cambio ineficaz.

3. Surgen debilidades de seguridad

Las vulnerabilidades de seguridad y riesgo son señales importantes de que la modernización es inmediatamente necesaria. “Una vez que una organización ve signos de vulnerabilidades de seguridad o riesgos de cumplimiento, es un claro indicador de que necesita considerar la modernización”, dice Vikas Ganoorkar, líder global de migración y modernización de la nube en IBM Consulting. Señala que encuestas recientes de Gartner y Forrester muestran que más del 50% de las organizaciones citan la seguridad y la eficiencia como sus principales razones para modernizar sus sistemas y aplicaciones de datos heredados.

Un plan de modernización de TI eficaz requiere la colaboración de múltiples partes interesadas. Si se quiere hacerlo bien, hay que contar con la implicación de los máximos responsables, empezando por la dirección ejecutiva, así como de otros líderes y equipos clave de TI y de negocio, afirma Ganoorkar.

“Al planificar la modernización de TI, es importante abordar el proceso de forma sistemática para minimizar los riesgos y alinear la tecnología con los objetivos empresariales a largo plazo de la organización”, aconseja. “Comience por evaluar la infraestructura, las aplicaciones y los procesos actuales de su organización para identificar los puntos críticos de dolor, las ineficiencias y las oportunidades”.

Ganoorkar también recomienda establecer prioridades basadas en el impacto empresarial, el coste, la complejidad y el riesgo. “Asegúrese de que su plan respalda uno o más de los objetivos clave de la estrategia empresarial de su organización, como mejorar la agilidad, reducir los costes, impulsar la seguridad o mejorar la experiencia del cliente”.

4. La agilidad empresarial empieza a decaer

Muchos CIO empiezan a pensar en modernizar sus sistemas informáticos cuando su empresa empieza a perder agilidad y no consigue aprovechar las oportunidades del mercado simplemente porque sus sistemas actuales no pueden seguir el ritmo de las necesidades actuales, afirma Alan Thorogood, responsable de investigación y compromiso de los miembros para Asia/Pacífico del Centro de Investigación de Sistemas de Información del MIT.

Como primer paso, Thorogood recomienda identificar el camino más lógico hacia la modernización. Por ejemplo, ¿se centrará la organización inicialmente en la eficiencia operativa, en la experiencia del cliente o en una mezcla de ambas? “Eventualmente, una organización necesita tanto una mayor eficiencia como una mejor experiencia del cliente, pero hay múltiples maneras de lograr ese objetivo”.

El mayor error que cometen los CIO al modernizar un sistema informático es subestimar la envergadura del proyecto. Thorogood informa que la investigación reciente de su organización muestra que se necesitan 7,2 reestructuraciones organizativas para completar una transformación digital. “Los CIO deben estar preparados para corregir el rumbo durante sus esfuerzos de modernización, lo que significa que necesitarán una forma de realizar un seguimiento del progreso”. Aconseja utilizar cuadros de mando que ofrezcan datos en tiempo real para supervisar la transformación.

5. Los sistemas obsoletos muestran signos de inadaptación

Una señal reveladora de que es hora de empezar a pensar en la modernización es cuando hay una dependencia excesiva de la tecnología obsoleta. “Los sistemas heredados -especialmente los sistemas centrales en áreas clave como recursos humanos, finanzas y ventas- empiezan a chirriar y simplemente no pueden seguir el ritmo de las cambiantes necesidades empresariales”, afirma Alex Galbraith, director de tecnología de servicios en la nube de SoftwareOne.

La tecnología obsoleta suele presentar una serie de indicadores negativos relacionados con un rendimiento deficiente, como la escalabilidad, la flexibilidad, los elevados costes de mantenimiento y otros problemas que deben supervisarse cuidadosamente, afirma Galbraith. La obsolescencia del sistema también conlleva dificultades de integración con tecnologías más recientes, así como la falta de apoyo de los proveedores, añade.

Se trata de tomar el pulso al ecosistema informático, afirma Galbraith. Recomienda crear un bucle de retroalimentación de los usuarios y estudiar detenidamente las métricas de satisfacción. “Éstos pueden revelar lo que se siente al estar en el ‘extremo’ de los sistemas con dificultades, proporcionando información valiosa sobre la disminución de la eficiencia y la eficacia, y destacará rápidamente las oportunidades de mejora y modernización”.

6. Aumenta el clamor interno

Escuche lo que le dicen los usuarios avanzados sobre sus sistemas, aconseja Doug Murray, CEO del proveedor de software de gestión de redes Auvik. “Es comprensible que muchas empresas quieran ‘sudar la gota gorda’ para sacar el máximo partido a sus sistemas, pero esta táctica conlleva riesgos”, advierte. “Estas organizaciones esperan hasta que sus sistemas se vuelven frágiles y empiezan a afectar negativamente al negocio”.

“Si los usuarios se quejan de la usabilidad, el rendimiento, la funcionalidad y la interoperabilidad, es probable que haya llegado el momento de actualizar”, dice Murray.

7. Los servicios sufren interrupciones frecuentes

Un número creciente de interrupciones del servicio en toda la empresa, combinado con una charla negativa de la plantilla, es una señal que a menudo se pasa por alto de que ha llegado el momento de la modernización.

“Esto podría presentarse a través de escalamientos más frecuentes, entrega más lenta de métricas clave o un aumento notable de tickets tanto de clientes como de equipos internos”, dice Scott Frost, CIO de la empresa de estrategia, diseño e ingeniería de aplicaciones 3Pillar. “Estas cuestiones a menudo reflejan un problema más profundo dentro de la infraestructura de TI y pueden servir como señales de alerta temprana”.

Frost recomienda construir un caso de negocio que identifique claramente los problemas a los que se enfrenta la empresa debido a sistemas y prácticas anticuadas. “Esto debe incluir un enfoque claramente definido, los beneficios esperados y cómo se medirán esos beneficios”, afirma. También deben abordarse detalles clave como los costes, las estrategias de mantenimiento a largo plazo y el plan de ejecución del proyecto.

Si no se dispone de fondos para una modernización completa, Frost sugiere identificar los objetivos empresariales más urgentes. “Alinee sus esfuerzos de modernización con estos objetivos”.