RFProposal vs. RFPartner：どちらが最適か？

業界専門家は、従来の RFP の価値について 10 年以上にわたって議論してきた。テネシー大学の研究者は、より協調的な入札アプローチへの移行の研究の第一人者であり、最近になってこの議論に加わった。

切り替えに興味があるだろうか？この記事では、従来の提案依頼（RFProposal）とより協調的なパートナー提案依頼（RFPartner）のプロセスを比較する。

まずはじめに

競争入札プロセスの目的は、購買組織が自社のニーズに最も適したサプライヤーを見つける手助けをすることである。しかし、多くの組織が理解していないのは、入札プロセスへのアプローチは、購入するものの性質によって決まるということだ。例えば、CIO や技術リーダーは、ビジネス上のニーズを解決するために適切なサプライヤーを見つける必要がある場合が多い。しかし、入札書類に盛り込まれるのは、購買組織が製品や業務に対して定義した仕様であることがほとんどだ。

つまり、ビジネス上のニーズを解決するために、既成概念にとらわれない発想ができる専門知識を持つサプライヤーを求めているにもかかわらず、調達チームがサプライヤーを詳細な仕様書という「箱」に閉じ込めてしまうということだ。 購買組織が専門家に仕事を依頼し、その一方でサプライヤーに製品仕様やサービス業務の詳細な指示を与えるという、この状況を私たちは「アウトソーシングのパラドックス」と呼んでいる。このジレンマは、RFProposalとRFPartnerの主な違いと、それぞれの使用タイミングを知っていれば回避できる。

入札書類の焦点

RFProposal または RFPartner のいずれを使用する場合でも、有能なサプライヤーを確保することが重要である。多くの場合、RFProposal または RFPartner を発行する前に、資格要件確認依頼書が使用される。これにより、有能なサプライヤーを絞り込むことができ、有能なサプライヤーを確保した後は、入札書類の内容が変化し始める。業務内容が標準化されている場合は RFProposal が効率的だが、購買組織がニーズに最も適した戦略的パートナーを求めている場合は RFPartner がより適している。

RFProposalを使用する場合、購買組織は希望する商品、サービス、プログラム管理、サポートなどの詳細な要件を提供する。入札書類は、特定の要求を満たすサプライヤーを見つけることを目的とした、本質的に取引上のものである。

企業は、Ariba、GEP、Coupa などの入札ソフトウェアを使用して入札プロセスを管理することが多い。バイヤーが質問を入力し、サプライヤーが回答を提供する。サプライヤーが回答する重要な項目の 1 つは価格である。多くの場合、RFProposal によってバイヤーは、請求可能な項目に関連するサプライヤーの価格を理解することができる。

一方、RFPartnerでは入札書類の焦点を詳細な仕様から変更し、サプライヤーが購買組織の全体的なビジネス状況と目標を理解できるよう支援することに重点が置かれる。入札書類は通常、状況の詳細な概要から始まり、入札に参加するサプライヤーがソリューションを開発するために必要なデータや情報へのアクセスを提供する。

RFProposalとは異なり、質問はより自由回答形式であり、以下で説明するような、バイヤーとサプライヤーが協力して最適な全体的ソリューションを策定する対話期間も含まれる。入札プロセスは、潜在的なサプライヤーがバイヤーのニーズに最も適したアプローチの概要を提示する提案をもって終了する。

その結果、RFPartnerは、バイヤーがカスタマイズされたソリューションに最適なサプライヤーを見つけるのをより効果的に支援することができる。入札プロセスとRFPartnerの選定基準は、従来のRFProposalとは大きく異なる。

選定基準

RFProposalは取引的な性質を持つため、潜在的なサプライヤーを公平に比較しやすい。例えば、選定基準は技術力、価格、能力などの要因に基づいている。従来の選定基準は価格、または技術的に許容できる最低価格であったが、最も価値のある基準を使用するという概念が広がりつつあり、購買組織は過去の業績などの選定基準を考慮することができるようになった。

企業が、可能な限り最良のソリューションを提供するパートナーを見つけたいと考えるようになった場合、選定基準の変化の性質を理解することが重要である。RFPartnerでは、バイヤーはサプライヤーを技術的能力だけでなく、ソリューションのコストパフォーマンスに基づいて評価する。また、サプライヤーとの文化的な適合性も考慮する。これは、同じであることを意味するのではなく、経営理念の不一致から生じる対立を回避するためのものである。例えば、ビジネスパートナーは透明性について同じような見解を持っているか、組織はボトムアップの協調的アプローチではなくトップダウンの階層的アプローチを採用しているか、といったことである。

プロセスの性質

前述の通り、RFProposal は標準化された商品やサービスの購入に最適であり、RFPartner はカスタマイズされたソリューションを提供する戦略的パートナーを探す場合に優れた成果をもたらす。カスタマイズされたソリューションを提供する戦略的パートナーを探すようにシフトすると、入札プロセスの性質は取引型から協調型へと変化する。

まず、RFProposalプロセスは通常、買い手企業の調達チームとサプライヤーの事業開発チームによって主導され、両者は取引という観点に重点を置いて売買を行います。RFPartnerプロセスのベストプラクティスとしては、サプライヤーチームが買い手企業の対応チームと直接協力できる、部門横断的なディールアーキテクトチームを結成することが挙げられます。

2つ目の違いは、実際の入札におけるコミュニケーションとコラボレーションのレベルである。RFPartnerプロセスの特徴は、バイヤーとサプライヤーが協力してバイヤー組織に最適なソリューションを共同作成する、非常に協調的で深い対話型のワークショップである。これは、入札サプライヤーとの質疑応答セッションにコラボレーションを限定するRFProposalとは大きく異なる。

さらに、RFProposalを実施する際、サプライヤーからの質問は他のサプライヤーと共有されることがほとんどであり、バイヤーの回答はすべてのサプライヤーと共有され、公平な競争の場が確保される。これに対し、RFPartnerプロセスではサプライヤーからの質問は機密情報として扱われ、質問と回答は他のサプライヤーと共有されない。その結果、サプライヤーは、競合他社に知られて不利になるような企業秘密を共有していると感じることがないため、対話セッションで生き生きと発言するようになる。

3つ目の違いは、契約交渉の方法である。RFProposalでは、サプライヤーが選定された後、バイヤーとサプライヤーは厳しい契約交渉を強いられることが多い。一方、RFPartnerでは、契約段階を入札プロセスに統合し、選定されたサプライヤーと契約する。

バイヤーが求める成果を達成するには、カスタマイズされたソリューションが極めて重要であるため、サプライヤーのディールアーキテクトチームの少なくとも3分の1、最大80%が、ソリューションの導入と運用を担当するステイビハインドチームの一員となるのが一般的である。これにより、サプライヤーの営業チームが、運用が難しいソリューションを販売してしまうことを防ぐことができる。

購買組織は RFPartner アプローチの利用に傾倒しているが、その努力に見合う価値があるかどうかについては多くの疑問が呈されている。EY のスウェーデンのマーケットリーダー兼カントリーマネージングパートナーであるマグナス・クフラー氏は、非常に伝統的な取引関係から真の戦略的ビジネス関係に至るまで、RFProposal と RFPartner の両アプローチを用いた 185 件の案件をアドバイスしてきた。

「表面的には、RFPartnerは大変な作業のように思えるが、全体的な時間と労力はほぼ同じだと分かった」と彼は言う。「RFProposalでは、バイヤーは仕様を定義し、議論の多い交渉に多くの時間を費やす。RFPartnerプロセスはこれを逆転させ、サプライヤーと共同で創造する時間をより多く費やし、より優れたソリューションを生み出す、より統合された入札ソリューションを生み出す。特に、戦略的なビジネス成果を達成するために、高度に協調的な既得権ビジネスモデルへの移行を目指すのであれば、その効果は大きい。

結論

複雑な調達イニシアティブには、より協調的な入札戦略が求められる。より微妙なソリューションやビジネス成果が必要なのに、取引を購入するというジレンマに陥っている場合は、RFPartner の運用方法についてさらに学ぶための投資を検討してみてはいかがだろうか。