7 insidie da evitare nell’ottimizzazione dei costi IT

Un numero sempre crescente di Chief Information Officer sta considerando l’ottimizzazione dei costi come un modo per garantire stabilità e finanziamenti per gli investimenti in aree-chiave sia vecchie che nuove. Purtroppo, nella fretta di portare il processo al suo massimo potenziale, molti CIO si ritrovano anche a commettere involontariamente errori che riducono o addirittura annullano il loro valore.

Secondo uno studio Deloitte del 2025 [in inglese], i tassi di fallimento dei programmi di riduzione dei costi e di trasformazione rimangono elevati, con la stragrande maggioranza delle imprese (79%) che non riesce a raggiungere i risparmi previsti. “Inoltre, la maggior parte delle aziende (58%) è ben lontana dai propri obiettivi di riduzione, raggiungendo meno del 75% dei risparmi previsti”, afferma Jon Woolfolk [in inglese], direttore di Deloitte Consulting.

La vostra attuale iniziativa di ottimizzazione dei costi rischia di non raggiungere inavvertitamente gli obiettivi previsti? Se state commettendo uno dei seguenti errori-chiave, è probabile che incontrerete delle difficoltà.

1. Investimenti insufficienti nelle infrastrutture di base

Tagliare le spese per le infrastrutture può sembrare un modo facile e veloce per ridurre i costi complessivi del progetto di trasformazione. “Tuttavia, senza queste solide basi, si corrono diversi rischi che possono finire per diluire il ROI del programma”, avverte Woolfolk.

Mentre i leader intraprendono strategie di digital transformation, le imprese si allineano sempre più a una stella polare definita e strategica, afferma Woolfolk. Per evitare la diluizione del ROI, egli consiglia di stanziare budget dedicati a livello aziendale per le iniziative di questo tipo, istituire strutture e comitati di governance formali. Infine, ed è la cosa più importante, è necessario introdurre ruoli specifici di leadership della trasformazione [in inglese].

2. Perdita di slancio con il diminuire dei risultati immediati

Molti programmi di riduzione dei costi e di trasformazione sono percorsi pluriennali che iniziano con grande slancio e risultati rapidi. “Tuttavia, negli anni centrali, quando tutti gli obiettivi più semplici sono stati raggiunti e le sfide diventano più complesse, molti programmi perdono di vista l’obiettivo e si esauriscono”, osserva Woolfolk.

“Per evitare questo destino, è importante seguire un approccio disciplinato e strutturato che mantenga tutti concentrati e orientati nella stessa direzione verso lo stesso obiettivo finale”, puntualizza.

3. Sottovalutare l’importanza dell’allineamento e di un piano completo

Secondo Ann Funai [in inglese], CIO della business platform transformation di IBM, la più grande insidia nell’ottimizzazione dei costi è l’implementazione di tecnologie o sistemi aziendali che non raggiungono i loro obiettivi o, peggio ancora, interferiscono con le operazioni esistenti semplicemente perché l’azienda non era allineata ai cambiamenti.

Questo fatto è ancora più vero quando si ha a che fare con l’AI, spiega la manager. “Non si può costruire l’intelligenza artificiale sulle sabbie mobili”, aggiunge. “È necessaria una base solida che includa lo stack tecnologico giusto e un flusso di dati organizzato in modo ponderato”. Funai afferma che il suo mantra è “eliminare, semplificare e automatizzare”. Osserva che questo approccio ha contribuito a fornire a IBM le basi solide [in inglese] necessarie per l’implementazione dell’AI.

La pianificazione dell’intelligenza artficiale include anche un’importante componente culturale, osserva Funai. “Ancor più che con le tecnologie precedenti, l’intelligenza artificiale richiede agli utenti di adottare nuove competenze e mentalità per ottenere il massimo valore”, dichiara. “Un’implementazione tecnologica perfetta non aiuterà i CIO a raggiungere i loro obiettivi se gli utenti non sanno come integrare gli strumenti nei loro processi o se una cultura dell’orgoglio di appartenenza blocca la collaborazione basata sull’AI”.

Se si è fortunati, l’unico impatto di un progetto fallito sarà lo spreco di tempo ed energia, precisa Funai. “Tuttavia, per i CIO, c’è anche la possibilità che un’attività che stenta a evolvere possa interrompere le operation esistenti, comportando costi elevati, in termini di liquidità immediata, opportunità perse o persino reputazione competitiva”.

4. Enfatizzare il pensiero a breve termine rispetto al miglioramento continuo

La trappola più grande è considerare l’ottimizzazione dei costi come un evento una tantum, sottolinea Justice Erolin [in inglese], CTO di BairesDev, un fornitore di sviluppo software nearshore.

“Troppe imprese adottano un approccio miope, tagliando i budget, ritardando gli aggiornamenti o riducendo il personale senza elaborare un piano a lungo termine”, osserva. Questi leader tendono anche a concentrarsi sui risparmi immediati piuttosto che sul mantenimento di un’efficienza sostenibile. “Il pericolo sta nel fatto che non si sta ottimizzando, ma solo reagendo”.

Un altro pericolo è rappresentato dalle conseguenze nascoste a lungo termine, commenta Erolin. “Per esempio, se si riducono gli investimenti nell’infrastruttura tecnologica o nel talento, si potrebbero ottenere risparmi a breve termine, ma si ridurrebbe anche la capacità di innovazione e la resilienza del sistema”. Questo tipo di miopia, osserva, può bloccare la trasformazione digitale, abbassare il morale del team [in inglese], aumentare il debito tecnico e, in ultima analisi, rendere l’intera azienda meno competitiva.

Per contrastare questo stato di cose, Erolin raccomanda ai CIO di cambiare mentalità. L’ottimizzazione dei costi dovrebbe essere strategica, non reattiva, argomenta. “Costruite una cultura del miglioramento continuo e del processo decisionale basato sui dati”, aggiunge. “Ciò richiederà investimenti nella visibilità in tempo reale di tutte le vostre operazioni: sapere dove vanno a finire le vostre spese, cosa sta generando ROI e dove ci sono sprechi”.

5. Adottare una mentalità orientata al taglio dei costi piuttosto che alla loro ottimizzazione

Una mentalità orientata al taglio dei costi spesso porta a riduzioni indiscriminate del budget che non tengono conto del valore a lungo termine, portando a debiti tecnici [in inglese], all’erosione della stabilità operativa e alla riduzione dell’agilità, suggerisce Nic Adams [in inglese], CEO del fornitore di tecnologie di sicurezza informatica 0rcus. “Gli esempi includono il sottoinvestimento in strumenti di sicurezza essenziali, il rinvio di aggiornamenti critici dell’infrastruttura o il licenziamento di personale-chiave”.

Una tale trappola è altamente distruttiva perché crea un circolo vizioso negativo, avverte Adams. “Per esempio, tagliare sulla sicurezza può portare a violazioni onerose, mentre ritardare gli aggiornamenti necessari può causare guasti al sistema e costose manutenzioni non programmate”, afferma. “Tali costi spesso superano di gran lunga i risparmi iniziali e possono causare un danno significativo alla reputazione, la perdita di clienti e un calo del morale e della produttività dei dipendenti, danneggiando – in ultima analisi – la sua posizione competitiva a lungo termine”.

Per evitare questa trappola è necessario un cambiamento di mentalità, passando da una semplice riduzione dei costi a una loro ottimizzazione strategica, fa notare Adams, secondo il quale il modo migliore per raggiungere questo obiettivo sia l’implementazione di un framework olistico e basato sui dati, come FinOps [in inglese]. “Questo approccio promuove la trasparenza e la responsabilità monitorando la spesa e collegandola al valore aziendale, consentendo decisioni informate”.

Adams osserva che il successo a lungo termine richiede anche una collaborazione interfunzionale tra IT, finanza e unità aziendali per allineare la spesa tecnologica agli obiettivi strategici e promuovere una cultura di responsabilità finanziaria condivisa.

6. Gestione errata del cloud

Se si utilizzano risorse cloud di dimensioni o tipologia errati, non solo si sprecherà molta capacità dell’infrastruttura, ma si correrà anche il rischio di rimanere bloccati in una configurazione errata, indica Andrew Hillier [in inglese], CTO di Densify, un’azienda che utilizza l’intelligenza artificiale e l’automazione per ottimizzare le risorse Kubernetes. “Inoltre, quando le aziende si impegnano in cambio di sconti, spesso lo fanno sulla base dell’utilizzo attuale e, quando questo non è ottimale, si rischia di rimanere vincolati a una configurazione sbagliata”.

Le risorse implementate dovrebbero essere continuamente allineate alle reali esigenze delle applicazioni e dei servizi ospitati, afferma Hillier. “Ciò significa monitorare il loro utilizzo effettivo, apprendere i modelli di attività significativi e allineare le risorse implementate con quelle che utilizzano politiche che riflettono gli obiettivi operativi, idealmente attraverso l’automazione”.

7. Agire in modo veloce e sconsiderato

Probabilmente, la trappola più pericolosa dell’ottimizzazione dei costi si verifica quando il CIO taglia in modo sconsiderato. “Inizialmente, tutto può sembrare perfetto, ma quando il sistema più economico va in tilt durante i picchi di domanda, il danno può essere devastante”, afferma Brian Clark, fondatore di United Medical Education, un’azienda che sviluppa materiali didattici online per la formazione e la certificazione medica di emergenza.

Tenete presente che l’ottimizzazione dei costi non dovrebbe significare tagliare fino all’osso, ma investire in modo oculato, consiglia Clark. “Il prezzo intangibile non è solo il denaro, ma anche la fiducia”, conclude. “Che, una volta persa, rende i clienti riluttanti a tornare, anche per diversi anni”.