SharePoint PremiumがCIOにとっての厳しい挑戦を浮かび上がらせる

2023年後半に登場したSharePoint Premiumは、ソフトウェア史上最も不適切な名前かもしれません。

言い過ぎかもしれませんが、このタイトルを争うものは数多くあります。しかし、一般的にソフトウェアの名前に「Premium」とつけると、無料版では利用できない幾つかの機能があり、それらを利用する価値があると判断すれば支払いを検討することを意味します。

しかし、マイクロソフトが「AI駆動のコンテンツ管理と体験の未来」と紹介する内容をじっくり読むと、マイクロソフトが約束を実現すれば、SharePoint Premiumは単なるSharePointに幾つかの便利機能を追加したものではなく、全く異なる、興味深い可能性を持つものであることがわかります。ただし、生成AIによって強化されたエンタープライズソフトウェアの時代に突入するにあたり、CIOが直面する厳しい課題を示すいくつかの重大な欠点が存在します。

SharePoint Premiumの可能性

SharePoint Premiumが重要である可能性を理解するには、一般的な企業で約20％のデータが構造化されているという事実を見れば十分です。これは、リレーショナルデータベースに適切に収められるデータのことです。残りの80％は非構造化データで、メール、文書、プレゼンテーション、スプレッドシート、ボイスメールなどが含まれます。

昔、ITがその前提、方法論、そして全体的な文化を築いた時、ITは重点の逆転という問題に直面しており、予算と努力の大部分を構造化データの20％に注ぎ込み、非構造化データの80％を支援するためにはほんの少ししか注意を払いませんでした。

さらに、非構造化データをより適切に扱うために、アプリケーションベンダーは製品を2つに分けました。一方は非構造化データを純粋な形で扱い、もう一方は文書管理に注力しました。少し簡略化すると、非構造化データを「コンテンツ」と考え、これを原子に見立てます。この比喩では、文書は分子に相当します。

このようにして、コンテンツ管理システム（CMS）とドキュメント管理システム（DMS）が存在します。DMSは、ある意味で、洗練されたフォルダツリーであり、CMSは、コンテンツの断片から文書を即座に組み立てることを可能にします。例えば、契約書を文書の分子とし、契約書の定型文をコンテンツの原子と考え、弁護士が契約書の分子を組み立てることができると考えてみてください。

MicrosoftがSharePointに「Premium」を追加するまで、SharePointは主にDMSでしたが、それ以外にもDBMSやアプリ開発環境のような機能を持っていて、より多機能でした。

単純化からの脱却と機会の探求

フォルダツリーが文書に対して行うことは、それらをカテゴリ化し、探しやすくすることです。これは、ある主題やカテゴリーに関する全ての情報を一箇所で確認できるようにし、その内容を知識に変換しやすくします。

しかし、フォルダツリーには大きな限界があります。ほとんどの文書は論理的に複数のカテゴリーに属します。例えば、今読んでいるこの文書を、DMSフォルダー、CMSフォルダー、SharePointドキュメントフォルダー、そして鮮烈な洞察フォルダーにファイルするかもしれません。

シンプルなフォルダツリーを使用すると、最も役立つかもしれないカテゴリーを選ぶ必要があります。または、文書を論理的に属する各フォルダーにコピーを保存するかもしれません。しかし、その場合は各フォルダー内の内容を固定しておく必要があります。そうでなければ、現在のバージョンを追跡することがフルタイムの仕事になってしまいます。

SharePointとその他のDMSは、この問題を、ユーザーが文書をカスタマイズされたメタデータタグを通じて複数のフォルダツリーにファイルできるようにすることで解決します。

問題は解決されましたが、治療法が病気よりも悪いということになります。なぜなら、文書を論理的に属する全てのフォルダーにファイルする手間を誰もかけたくないからです。

それを「素晴らしい理論だけど」フォルダーに入れておきましょう。

ここでSharePoint Premium、特にそのSyntexサブプロダクトが登場します。このプロダクトは（来るべきことを知っていたと言ってください）人工知能を使用して、多重カテゴリー化の問題を解決します。それは、各文書を最も適したフォルダツリーとフォルダーに配置し、その文書が論理的に属する他の全てのフォルダツリー／フォルダーへのポインターを提供します。

もし実際にその主張どおりの機能を果たすなら、SharePoint Premiumは理論上、フォルダーツリーナビゲーションとセマンティック検索の両方の利点をユーザーに提供するでしょう。

さらに、理論上、SharePoint PremiumのAI機能はCMS/DMSの原子／分子の視点を逆転させ、文書をコンテンツに変え、そこから生成AIの奇跡を通じて知識へと変換します。

SharePoint Premiumが逃したチャンス

マイクロソフトのWindowsは、さまざまなタイプのファイルを整理するのに便利なフォルダツリーをユーザーに提供しています。SharePointもまた、さまざまなタイプのファイルを整理するのに役立つフォルダツリーをユーザーに提供します。

Microsoft Outlookでは、再びフォルダツリーが登場します。これは、SharePointのフォルダツリーがさまざまなタイプの文書を整理するのに役立つのと同じ理由で、メールを整理するのに便利です。しかし、「Introducing SharePoint Premium」ページで「email」と検索しても、メールの統合が利用可能になったという言及が1つだけ見つかりますが、それが何を意味するのかは不明です。

私にとって、これはマイクロソフトが大きなチャンスを逃したことを意味します。メールもWord、Excel、PowerPointのプレゼンテーションと同様に文書です。文書をコンテンツに、そしてコンテンツを知識に変えることは、共有可能な文書だけでなく、メールのコミュニケーションに対しても同じくらい価値があります。そして、メールをSharePoint Premiumの下に統一することは、実用的には、OutlookのフォルダをSharePointのフォルダと重複するツリーとして設定する必要から私たちを解放します。

SharePoint Premiumの致命的な欠陥

マイクロソフトのSharePoint Premiumの難解なWordサラダを解読できると想像してください。それが広告通りに機能し、マイクロソフトが有名な通常のv.1の問題点なしで動作すると想像してください。

マイクロソフトのAI駆動の深いコンテンツの見方が十分に魅力的で、すべてを利用したいと思うと想像してください。

さて、あなたがサポートするユーザーコミュニティを考えてみてください。そうです—直接テキストフォーマットの代わりにWordスタイルを使用するよう説得できないようなエンドユーザーです。彼らは、マーケティングとあなたが時間と労力を節約し、一貫性を加えるために慎重に作成したテンプレートを無視して、PowerPointのスライドを一からフォーマットします。

彼らについて文句を言っている間に、彼らはCFOとの戦いを経てライセンスの許可を得るために導入した自動ノート取りツールを試してみることさえ拒否します。

エンドユーザーコミュニティが、マイクロソフトのコンテンツビジョンを十分に理解し、SharePoint Premiumが可能にする素晴らしい機能を利用するために、真剣に時間と注意を投資する意欲があると思いますか？

いいえ、そうはなりません。エンドユーザーにはやるべき仕事があります。そして彼らは、馴染み深いために、ユーザーが仕事を上手くこなすことを可能にする固定観念を持っています。

確かに、マイクロソフトの代理人としてあなたが提供するものは、深く一貫性のあるコンテンツアーキテクチャの観点からは優れています。しかし、これが実現するためには、マイクロソフトがITが新たに受け入れたAI支援コンテンツアーキテクチャと同じくらい魅力的な組織変更管理のビジョンを提供する必要があります。

ああ、もう一つ：CIOとして、あなたは実行部屋で使用するためのより良い、よりシンプルな説明が必要になります。なぜなら、マイクロソフトの説明を使用しても、進めるための承認を得ることはできないでしょう。首をかしげることはあっても、承認はありえません。

ChatGPTが初めて一般の意識に登場して以来、コメント提供者は、その生成AI能力が私たち人間を単に陳腐化させ、私たちが行うことをより上手に行うことで人間を不要にするかもしれないと心配してきました。

しかし、コメント提供者はそれを逆に理解していたようです。挑戦は、AIが人間が行うことを単に上手く行うことから来るのではなく、人間がペースを保つために、人間自身にもっと多くを要求することから来るようです。