¿Qué es una EPMO? El navegador estratégico de su organización

Una PMO centrada en la empresa alinea cada iniciativa con los objetivos estratégicos de su organización, garantizando que los proyectos adecuados generen los resultados requeridos en el momento deseado. La ‘P’ de PMO puede hacer referencia a proyecto, programa, cartera o producto, pero esas etiquetas a veces limitan el verdadero potencial de la función. El verdadero trabajo de una PMO, en cualquier nivel de la organización, es acelerar la ejecución de la estrategia de una manera que maximice el retorno de la inversión, no solo gestionar tareas y plazos.

¿Qué debe hacer una EPMO?

El Project Management Institute (PMI) confirmó recientemente lo que los ejecutivos han estado diciendo desde el principio: el éxito de un proyecto no se trata solo de cumplir con los plazos, el alcance y el presupuesto. Los proyectos deben ofrecer resultados que hagan que valga la pena invertir en ellos, lo que llamamos el “factor de la pena”.

Tradicionalmente, las PMO se centraban en la planificación y la ejecución de proyectos. Sin embargo, muchos proyectos fracasan mucho antes de que comience la ejecución. A menudo podemos predecir el éxito o el fracaso de los proyectos de nuestros clientes en función de lo bien que estén configurados antes de que comience el trabajo.

Esto pone de relieve uno de los mayores errores conceptuales que existen en las organizaciones actuales: la creencia de que el secreto del éxito de una organización reside en cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución. Se supone que, si la estrategia es sólida, cualquier fracaso debe deberse a una mala ejecución del proyecto. Si eso fuera cierto, la simple aplicación de las prácticas estándar de la industria ya habría solucionado el problema. 

La clave es garantizar que todo el ciclo de vida de la estrategia esté configurado para el éxito en lugar de iterar sin cesar para perfeccionar la ejecución de la estrategia. Sin definir, gestionar y priorizar adecuadamente las iniciativas desde el principio, incluso los mejores equipos de ejecución tendrán dificultades para alcanzar los objetivos comerciales de una manera que genere el retorno adecuado para la inversión de la organización. Para la mayoría de las organizaciones, hay más de una brecha que impide obtener los resultados deseados.

Aquí es donde interviene una EPMO, cerrando las brechas en las tres fases del ciclo de vida de la estrategia, desde el establecimiento de prioridades hasta la ejecución de proyectos y garantizando resultados a largo plazo mucho después de que los proyectos hayan finalizado.

Definición de estrategia

Alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos y establecer mecanismos claros para la priorización y la toma de decisiones sienta una base sólida para la ejecución exitosa del proyecto. Sin esta alineación inicial, incluso los proyectos mejor ejecutados corren el riesgo de no lograr resultados comerciales significativos.

Pero la alineación no es sólo responsabilidad del equipo ejecutivo. Todos los integrantes de la organización deben comprender la estrategia lo suficientemente bien como para contribuir a esos objetivos. La realidad es que la mayoría no lo hace. La falta de claridad en el nivel operativo a menudo conduce a un desperdicio de recursos y a una pérdida de enfoque.

El papel de la EPMO en esta etapa es garantizar que la organización invierta en iniciativas que generen el mayor valor y se alineen directamente con las prioridades comerciales. Aquí es donde la claridad estratégica se une a la disciplina operativa, evitando el desperdicio de esfuerzos en proyectos de bajo impacto y garantizando que los líderes tomen decisiones informadas basadas en la capacidad, el retorno de la inversión y los objetivos a largo plazo.

Dónde la EPMO añade valor:

• Gestión de cartera: gestión del cambio organizacional en función del impacto estratégico y la capacidad disponible.
• Gobernanza: impulsar la toma de decisiones que permita a los líderes gestionar recursos y compensaciones.
• Priorización: garantizar que las iniciativas estén clasificadas según el ROI y la urgencia para gestionar la capacidad organizacional de manera eficaz.

Ejecución de la estrategia

Aquí es donde muchas PMO se topan con obstáculos. La ejecución no consiste únicamente en generar informes y gestionar plantillas. Se trata de garantizar que cada proceso, reunión y decisión acelere activamente los resultados empresariales. Si los procesos se vuelven demasiado rígidos o inflados, pueden estancar el progreso en lugar de impulsarlo.

El trabajo de la EPMO es eliminar la complejidad innecesaria y crear marcos que permitan a los equipos entregar con mayor rapidez, eficacia y concentración. Los líderes de la PMO deberían preguntarse cómo este proceso ayuda a alcanzar los objetivos empresariales más rápidamente. Por lo tanto, al eliminar reuniones redundantes y escalar la gobernanza para que coincida con el tamaño y el riesgo del proyecto, los plazos de entrega pueden acortarse. Este tipo de ajuste específico mantiene el impulso alto sin sacrificar la calidad ni el control.

Dónde la EPMO añade valor:

• Entrega de proyectos eficiente: dimensionamiento adecuado de los procesos en función de la complejidad del proyecto para evitar sobrecargar a los equipos.
• Gestión de recursos y capacidad: adecuación del talento a las principales prioridades y prevención de cuellos de botella.
• Supervisión de la gobernanza: aplicar sólo la supervisión necesaria para mantener las cosas en movimiento sin agregar burocracia.

Realización de la estrategia

Puede que el proyecto haya terminado, pero lograr que valga la pena es apenas el comienzo. Muchas organizaciones hacen un seguimiento de los resultados, pero no se toman el tiempo para garantizar que los proyectos logren los resultados comerciales previstos. Así es como se cometen los mismos errores en proyectos posteriores.

Mientras los equipos de proyecto se preparan para la siguiente iniciativa, la EPMO mide que los beneficios prometidos en el análisis de negocios se hagan realidad de manera tal que valgan la pena la inversión.

Durante esta fase, la EPMO responsabiliza a los equipos, hace un seguimiento de los beneficios a lo largo del tiempo y transmite esa información directamente a los directivos. No se trata solo de generar informes, sino de brindarles a los directivos lo que necesitan para tomar decisiones más inteligentes y apostar por las iniciativas que generarán el mayor valor en el futuro.

Dónde añade valor la EPMO:

• Seguimiento de beneficios y ROI: medición del rendimiento a largo plazo para garantizar que los proyectos funcionen como se espera.
• Mejora continua: realizar revisiones posteriores al proyecto para garantizar que las iniciativas futuras se beneficien de las lecciones aprendidas.
• Entrega operativa: transferencia de los resultados del proyecto a los propietarios de negocios operativos para lograr resultados comerciales exitosos.

Su PMO, ya sea específica de un departamento o centrada en la empresa, puede gestionar todo el ciclo de vida de la estrategia. A nivel departamental, una PMO impulsa iniciativas que se alinean con la estrategia del departamento, mientras que una EPMO garantiza la alineación en toda la organización. Ambas desempeñan funciones fundamentales, pero su alcance, influencia e impacto en la cultura organizacional difieren.

En muchas organizaciones, el alcance es lo suficientemente amplio como para requerir tanto una oficina de gestión de proyectos a nivel departamental como una función a nivel de toda la empresa. Cuando este sea el caso, la oficina de gestión de proyectos debe establecer servicios de gestión del cambio organizacional y desarrollo de talentos que aseguren una entrega de valor consistente y predecible.

¿Qué lugar debe ocupar la EPMO en la organización?

Para que una EPMO sea eficaz, lo ideal es que informe directamente a los altos ejecutivos. Esto es importante porque la proximidad equivale a influencia. Cuando la EPMO tiene visibilidad en la cima, puede impulsar la alineación entre departamentos, romper silos, impulsar la rendición de cuentas y garantizar que las iniciativas se mantengan conectadas con los objetivos generales de la empresa, actuando como el navegador de la estrategia para los altos ejecutivos. Sin ese acceso, la EPMO corre el riesgo de convertirse en una función administrativa con autoridad limitada para influir en los resultados estratégicos.

¿Es la EPMO el eslabón perdido?

Las organizaciones que posicionan su EPMO como un impulsor estratégico logran consistentemente una alineación más fuerte con los objetivos comerciales, maximizan la utilización de recursos y mejoran la previsibilidad en sus carteras de proyectos. Una EPMO no es solo un grupo de supervisión de proyectos: es el motor que impulsa la ejecución estratégica e impulsa resultados comerciales mensurables. Si las iniciativas estancadas, los proyectos desalineados o los resultados inconsistentes están ralentizando su progreso, una EPMO podría ser la clave para acelerar la implementación de la estrategia de su organización.