Cuando las nuevas aplicaciones reducen la productividad de los trabajadores

Los últimos años han traído cientos de nuevas aplicaciones, como videoconferencias modernas, rastreadores de tareas y asistentes de inteligencia artificial (IA), pero algunos líderes de TI no han visto los aumentos de productividad de los empleados que esperaban.

Muchas aplicaciones y plataformas han prometido aumentos de productividad, y algunas los han cumplido, pero una nueva paradoja de productividad -en la que la productividad de los empleados no se corresponde con el rápido avance de los servicios de TI disponibles- amenaza con convertirse en una nueva norma.

Un factor que contribuye a esta paradoja puede ser el aumento de los mandatos de regreso a la oficina.

Faisal Masud, presidente de HP Digital Services, considera que el estancamiento de la productividad de los trabajadores en los últimos años está ligado a la pandemia de la Covid-19 y a la tensión entre las preferencias de los empleados por seguir trabajando desde casa y algunas presiones de los empresarios para que vuelvan a la oficina.

Algunos estudios han concluido que los empleados son más productivos cuando trabajan desde casa -otros estudios han llegado a la conclusión contraria-; pero el escenario de la oficina en casa tiene algunas desventajas, como la pérdida de conexión con los compañeros de trabajo y las videollamadas de timbre a timbre cada día, afirma.

Los trabajadores a domicilio se enfrentan a la “asfixia de las conferencias, en las que sólo tienes llamada tras llamada tras llamada”, afirma. “Sólo puedes hacer un número determinado de Zooms y estar realmente conectado”, afirma Masud. “Solía conocer a jefes de producto que tenían 12 reuniones al día. ¿Cuándo trabajas?”.

Las aplicaciones como ruido blanco

Pero el lugar de trabajo es sólo un punto de presión en la paradoja de la productividad. Los empleados también se enfrentan a una sobrecarga de aplicaciones, dice Masud, que anteriormente ocupó puestos ejecutivos en Alphabet, Amazon y Staples. Hay una aplicación engorrosa para hacer un seguimiento de las tareas, otra para presentar un informe de gastos, una tercera para chatear con los compañeros de trabajo, y tal vez tres aplicaciones de videoconferencia distintas, cada una con sus propias peculiaridades.

“Lo normal es acabar utilizando sólo cinco o seis aplicaciones”, afirma. “El resto no es más que ruido”.

Masud, interesado desde hace tiempo en la productividad de los trabajadores, hizo referencia a un gráfico de Gartner sobre el impacto de la proliferación de aplicaciones en un post de LinkedIn de febrero. Alrededor del 40% de los trabajadores de escritorio encuestados por Gartner en 2023 debían usar más de 11 apps para hacer su trabajo, y más de un tercio dijo que se perdieron actualizaciones importantes del lugar de trabajo debido a la cantidad de apps que usan o al volumen de información que reciben.

“La complejidad de este creciente ecosistema digital deja a los empleados navegando por un camino roto hacia la productividad, lo que resulta en tiempo de trabajo perdido”, escribió Masud. “Las organizaciones deben lidiar con la entrega de una experiencia digital efectiva a los empleados”.

El retraso de la productividad: el caso de EE.UU.

Las observaciones de Masud sobre el retraso de la productividad de los trabajadores están respaldadas por la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos. La organización gubernamental encontró que la productividad laboral, o producción por hora, disminuyó en seis de los 10 trimestres entre el cuarto trimestre de 2020 y el primer trimestre de 2023, con un número plano en un séptimo trimestre. La productividad laboral aumentó casi un 20% en el segundo trimestre de 2020, cuando muchos empleados empezaron a trabajar desde casa, pero esas ganancias se estabilizaron rápidamente.

A más largo plazo, la productividad laboral estadounidense creció solo un 0,8% entre 2010 y 2018, según BLS. Más recientemente, Estados Unidos ha registrado cinco trimestres consecutivos de crecimiento de la productividad laboral desde principios de 2023, con un crecimiento de la productividad laboral a menudo vinculado a inversiones en infraestructura, capacitación de empleados y avances tecnológicos.

Cabe destacar que este último periodo de aumento de la productividad laboral estadounidense ha coincidido con el despliegue de los modernos asistentes de IA. Aunque no se puede confirmar la correlación entre estos dos acontecimientos, algunos proveedores de asistentes de IA han afirmado que sus productos han dado lugar a importantes aumentos de productividad. Por ejemplo, ocho meses después de lanzar su asistente Copilot, Microsoft afirma que el 70% de los usuarios notaron un aumento de la productividad.

Sin embargo, incluso con la llegada de los asistentes de IA, algunos responsables de TI siguen preocupados por la productividad: muchos no están del todo convencidos con los copilotos y otros cuestionan la rentabilidad de la IA. Al igual que Masud, de HP, Steve Taplin cree que gran parte del problema es la sobrecarga de aplicaciones y plataformas.

“Los empleados son bombardeados con múltiples plataformas, cada una de las cuales afirma aumentar la eficiencia, pero la realidad es que pueden crear más complejidad y carga cognitiva”, dice Taplin, CEO de la empresa de desarrollo de software Sonatafy Technology. “El mero número de herramientas que los empleados de TI tienen que gestionar puede ser abrumador”.

Además, se espera que muchos empleados estén siempre disponibles a través de aplicaciones de correo electrónico, mensajería instantánea o videoconferencia, dice, lo que lleva al agotamiento de los trabajadores.

“Aunque estas herramientas pueden ser beneficiosas, la dependencia excesiva y la expectativa de un compromiso constante pueden provocar estrés y agotamiento”, afirma. “Para combatir esto, es crucial establecer límites, utilizar las herramientas con atención y racionalizar el número de plataformas en uso”.

Taplin también recomienda que los directores de sistemas de información y otros directivos se pongan en contacto periódicamente con los miembros del equipo para evaluar su bienestar y su carga de trabajo. También deben promover lo que él llama una “cultura de enfoque”.

“Fomente un entorno de trabajo en el que los empleados puedan centrarse en una tarea a la vez”, sugiere. “Aplique políticas que reduzcan al mínimo las reuniones e interrupciones innecesarias, dando al personal de TI el tiempo que necesitan para abordar los proyectos de manera reflexiva y exhaustiva”.

Este descenso de la productividad puede ser temporal mientras las organizaciones despliegan nuevas herramientas informáticas, rebate el profesor Timothy Bates, de la Facultad de Innovación y Tecnología de la Universidad de Michigan.

Los empleados necesitan tiempo para aprender y adaptarse a las nuevas aplicaciones, lo que provoca un “factor de sobrecarga cognitiva”, dice Bates, ex director de Tecnología de Lenovo y General Motors. “Los empleados pueden verse abrumados por la curva de aprendizaje constante y la multiplicidad de herramientas, lo que puede provocar un descenso temporal de la productividad”.

Sin embargo, el agotamiento de los trabajadores sigue siendo un problema, especialmente entre los empleados de TI, con el rápido ritmo del cambio tecnológico y una cultura de trabajo a menudo “siempre activa”, dice Bates.

“También hay un desajuste en las expectativas”, añade. “Las empresas implementan estas potentes herramientas esperando rendimientos inmediatos, lo que presiona a los equipos de TI para que ofrezcan resultados rápidamente, a menudo sin el apoyo o los recursos necesarios”.

Los problemas de productividad no están en todas partes

El problema de la productividad no es universal, dice Jamie Smith, CIO de la Universidad de Phoenix. Algunas organizaciones parecen estar encontrando ganancias de productividad con herramientas de IA, apunta.

Pero la universidad en línea no ha visto el aumento de productividad que esperaba con los asistentes de codificación basados en IA, añade Smith.

“Nuestros ingenieros de software, especialmente los más experimentados, han tardado en aprovechar el potencial de los GPT [IA] debido a problemas de confianza y, en algunos casos, a limitaciones reales de las herramientas”, sostiene.

Espera ver una mayor adopción de los asistentes de codificación de IA a medida que evolucionen las herramientas. Según él, es probable que los desarrolladores adopten los asistentes de codificación para tareas engorrosas como el mantenimiento del código heredado.

En otros lugares de la Universidad de Phoenix, la IA parece estar impulsando la productividad y contribuyendo al apoyo a los estudiantes, afirma Smith. La universidad utiliza herramientas basadas en IA para ayudar a los asesores académicos generando resúmenes de las conversaciones con los estudiantes y enviando mensajes de texto personalizados.

“Nuestros asesores académicos son capaces de atender a 400 estudiantes simultáneamente frente a 300 porque las conversaciones son mucho más eficientes cuando se dispone de cosas como resúmenes de las 10 últimas conversaciones”, afirma.

A largo plazo, Masud de HP cree que la productividad de los trabajadores aumentará a medida que una nueva raza de IA y otras herramientas de TI conduzcan a organizaciones más esbeltas, reemplazando los trabajos de los empleados que los gerentes de nivel medio han hecho tradicionalmente.

“Los mandos intermedios van a empezar a desaparecer rápidamente”, afirma. “Sí creo que estamos en este extraño punto de inflexión de las cosas a punto de cambiar drásticamente en una dirección con la expectativa de que va a haber más productividad”.