8 señales de que los sistemas informáticos obsoletos están acabando con su negocio

Tal y como está la situación, con presupuestos de TI cada vez más ajustados, muchos directores de informática se ven tentados a alargar la vida útil de sistemas que ya deberían haber sido retirados hace años. A todos ellos Dan Sundt, responsable de Workday Human Capital Alliance en Deloitte, les ofrece un consejo sencillo: piénselo dos veces.

“Si está invirtiendo dinero en un sistema informático que funciona a duras penas con una versión que apenas recibe soporte del proveedor de la solución, es una buena señal de que el sistema podría estar acabando con su negocio”, afirma Sundt, para añadir: “Y es aún peor si está utilizando una solución que ya no tiene soporte”.

¿Y si decidiera acometer la renovación integral de su sistema informático? ¿Qué ganaría con ello? A continuación, le presentamos ocho señales que indican que su infraestructura informática obsoleta se ha convertido en un lastre para la rentabilidad.

1. Averías frecuentes

Akash Tayal, responsable de ingeniería en la nube de Deloitte, tiene claro que las averías del sistema disminuyen la resiliencia del negocio y provocan interrupciones que reducen la confianza de los clientes. “Esto puede contribuir a la pérdida de productividad, ya que los usuarios empresariales tienen que esperar a que se repare el sistema para poder continuar con su trabajo”, añade.

2. Degradación del uso

Un indicador clave de que los sistemas informáticos obsoletos están perjudicando a su negocio es la creciente brecha entre las expectativas y la experiencia.

Brian Jessen, director de estrategias de ServiceNow en la consultora de gestión iTech AG, explica que “una vez que los empleados y los clientes han interactuado con una tecnología moderna y fluida en otros lugares, se ven frustrados al utilizar los sistemas heredados se vuelve innegable”.

“Las puntuaciones de satisfacción a la baja pueden reflejar esta tendencia al mostrar actualizaciones lentas, plazos de integración prolongados y costes de operación y mantenimiento crecientes que no se ajustan a la escala”, añade. Por lo que, a su juicio, “se trata de algo más que ineficiencias; ahora son desventajas competitivas”.

3. Acceso deficiente a la información

Andy Miears, socio de la empresa de investigación y asesoramiento tecnológico ISG, considera que una empresa no puede medir y mejorar su rendimiento si los responsables de la toma de decisiones no cuentan con acceso a información relevante y útil, a buena parte de la cual no pueden acceder los sistemas heredados”.

Este especialista explica que la solución no siempre consiste en actualizar los sistemas existentes. “A menudo, las prácticas empresariales y tecnológicas se han condicionado para aceptar las limitaciones de una tecnología obsoleta, por lo que lo mejor puede ser regresar al enfoque inicial de los fundamentos”.

Para Miears, el acceso deficiente a la información y otros inconvenientes creados por un sistema informático obsoleto tienden a frenar el crecimiento y la agilidad de la empresa, lo que impide que satisfaga las demandas cambiantes de los clientes o entre en nuevos mercados de forma rápida y eficiente. “Como resultado, los procesos empresariales pueden carecer de conexiones y volverse lentos, caracterizados por demasiados traspasos, fuentes de datos dispares y soluciones provisionales manuales”.

4. Multiplicación de soluciones provisionales

Trevor Young, director de producto del proveedor de soluciones de ciberseguridad Security Compass, señala que una señal importante es que el equipo invente soluciones provisionales de manera constante. “Si los empleados utilizan herramientas personales, crean procesos paralelos en Excel o se quejan de que el sistema “no hace lo que necesitamos”, su tecnología ya no es útil, sino que se ha convertido en un obstáculo”.

Los sistemas antiguos y debilitados ralentizan todo. Por eso advierte que “son más difíciles de usar y suelen requerir más trabajo manual. Esto provoca retrasos, frustración entre los miembros del equipo y pérdida de oportunidades”.

De ahí que aconseje a las empresas no esperar a que algo falle dentro del sistema de empresa. “Incorpore actualizaciones, revisiones y mejoras periódicas en su hoja de ruta. Mantenga la modularidad y utilice herramientas que se adapten fácilmente, como los servicios en la nube”. También recomienda estar atento a las actualizaciones, los parches y el estado general del sistema. “Ahorrará muchos problemas más adelante”.

5. Preocupación creciente por la ciberseguridad

La evolución de las ciberamenazas es tal que los sistemas más obsoletos suelen carecer de los parches de seguridad y las funciones necesarias para proteger los datos confidenciales, según Gyan Chawdhary, director ejecutivo de Kontra, proveedor de plataformas de formación en seguridad. “Esto los deja vulnerable a las infracciones, lo que puede dar lugar a importantes pérdidas económicas, responsabilidades legales y daños irreparables a la confianza en su marca”.

Kevin Sullivan, consultor tecnológico principal de la empresa de servicios de TI gestionados XTIUM, advierte de que la tecnología obsoleta es propicia para la explotación. “Cuando los sistemas quedan obsoletos, los proveedores originales de las aplicaciones no solucionan ni corrigen las vulnerabilidades críticas”.

En consecuencia, los delincuentes conocen bien sus vulnerabilidades y deficiencias dado que los sistemas antiguos llevan muchos años en funcionamiento, por lo que pueden aprovecharlas fácilmente. “Las empresas que utilizan tecnología obsoleta pueden sufrir amenazas continuas en sus sistemas de detección y respuesta de endpoints, o incluso sufrir violaciones de seguridad y/o problemas de ransomware dentro de su organización”, afirma.

6. Caída de la productividad

Si su plantilla no está alcanzando los objetivos clave y los resultados internos están tardando más de lo esperado, “esto podría deberse a que las aplicaciones obsoletas no funcionan a un nivel aceptable, al hardware obsoleto en el que se ejecutan dichas aplicaciones o incluso a los datos subyacentes contenidos en formatos de archivo antiguos que no funcionan de forma óptima con la generación actual de aplicaciones de línea de negocio o de productividad”, afirma Sullivan.

Este especialista incide en que la baja productividad conduce inevitablemente a una sobrecarga de los equipos de soporte. “Es posible que descubra que su organización no se ajusta a los ratios de usuarios de TI estándar del sector”, prosigue, para añadir: “Esto puede ser una señal de que está perdiendo la inversión en su equipo de TI, ya que, en lugar de dedicar tiempo a avanzar estratégicamente en los objetivos empresariales, se pasan el día apagando incendios, tratando de mantener en funcionamiento dispositivos, software, servidores o infraestructura de red obsoletos”. “El resultado final —advierte— siempre es una propuesta perdedora, ya que se está invirtiendo un valioso capital humano en TI para intentar mantener los sistemas a flote, sólo para que su rendimiento siga siendo inferior al óptimo debido a su antigüedad”.

7. Aumento de los costes de mantenimiento

Stoyan Mitov, director ejecutivo de la empresa de desarrollo de software Dreamix, destaca que “una de las señales más claras de que un sistema está obsoleto es el aumento de los costes de mantenimiento de TI. A su juicio, “si se gasta constantemente dinero para evitar que los sistemas se colapsen, en lugar de utilizar ese presupuesto para automatizar o ampliar, es una clara señal de que los sistemas informáticos podrían necesitar una actualización”.

Además, también advierte de que los sistemas informáticos obsoletos crean cuellos de botella en el rendimiento que consumen tiempo de ingeniería y retrasan la prestación de servicios. “Se pierde tiempo en soluciones provisionales y se sobrecarga a los equipos con una infraestructura que no está diseñada para gestionar la escala y la velocidad que exigen las operaciones actuales”, dice.

8. Disminución de las capacidades

Una señal clave de que los sistemas informáticos obsoletos pueden estar perjudicando a su empresa es gastar mucho tiempo a tareas manuales que podrían automatizarse con sistemas más nuevos, según Zach Bennett, arquitecto principal de la empresa de servicios de reuniones remotas LoopUp. “Esta ineficiencia no solo supone una carga para los usuarios, sino que también reduce la productividad general”.

Además, que el conocimiento crítico del sistema resida en uno o dos empleados con mucha antigüedad puede dar lugar a silos de conocimiento, que pueden provocar interrupciones operativas si aquéllos dejan de estar disponibles de forma repentina. “Detectar estas señales de alerta de forma temprana puede ayudarle a tomar las medidas proactivas necesarias para modernizar su infraestructura de TI y evitar posibles impactos negativos en su negocio”, dice Bennett.

Para ampliar y actualizar las capacidades del sistema, recomienda elaborar un plan de modernización que incorpore una pila tecnológica acorde con los requisitos empresariales actuales y previstos. El plan también debe aprovechar las soluciones modernas, como un enfoque centrado en la nube y las integraciones de IA.