“출장 관리 최적화에 답이 있다” 사례로 보는 비즈플레이의 지속가능 성장 전략

코로나19 팬데믹 시대를 지나며 기업은 수없이 많은 긴축 경영을 시도했고, 팬데믹 이후에는 전 세계적인 물가 상승과 경제적인 불확실성에 대비하기 위한 긴축 경영이 이어졌다. 하지만 지나친 긴축 경영은 장기적으로 기업 가치를 떨어뜨릴 수 있다. 경제적 불확실성이 계속 이어지는 가운데, 오늘날 조직은 가치 보호와 성장이라는 두 가지 목표를 동시에 달성할 수 있는 지속가능한 전략을 세워야 하는 시점에 있다.

필수 불가결한 비즈니스 활동에서 낭비되고 있는 ‘숨은 비용’을 포착하고 이를 줄이는 것은 무리한 긴축을 피하고 경영 효율성을 높이는 효과적인 방법이다. 한국IDC와 CIO Korea가 주최한 ‘퓨처 엔터프라이즈 서밋 & 어워드(Future Enterprise Summit & Awards)’에 연사로 나선 비즈플레이의 심우진 본부장은 그 대표적 사례로 출장 관리 최적화를 제안하며, 비용 절감과 프로세스 효율화를 동시에 달성하는 운영 비용 관리 전략을 소개했다.

심우진 본부장은 “출장은 많은 조직에 필수적인 비즈니스 활동이지만, 효율적으로 관리하지 못할 경우 상당한 시간과 비용이 낭비된다. 많은 조직이 여전히 수작업 중심의 출장 관리 방식을 유지해 불필요한 비용을 낭비하고 있다”라고 지적했다.

출장 프로세스의 숨은 비용과 비효율 찾기

일반적으로 출장 절차는 신청, 예약, 증빙 제출, 정산 등 여러 과정을 거친다. 종이 영수증과 수작업에 기반한 기존의 방식은 복잡성과 비효율성을 더하고 숨은 비용을 증가시킨다. 출장 프로세스에서 비용을 절감할 수 있는 부분을 포착하고, 디지털 트랜스포메이션을 통해 효율적으로 관리하는 것이 출장 비용을 최적화하는 핵심이다.

여기에 더해 출장 절차가 복잡할수록 직원의 업무 효율성에 부정적인 영향을 미친다. 출장 전 예약 과정에서 사용되는 다양한 교통수단 및 숙박 예약 플랫폼과 사내 규정 준수 확인 작업, 출장 후 증빙 자료 제출과 정산 과정에서 발생하는 불편함은 직원의 업무 만족도를 저하할 수 있다.

예를 들어, 전국의 보육 기관을 지원하는 한국보육진흥원은 연간 약 20억 원에 달하는 출장 비용 중 상당 부분을 종이 영수증 보관 및 정산 과정에 낭비하고 있었다. 5만 장의 종이 영수증을 200개의 A4 용지 상자에 담아 보관하고 있었으며, 국세법에 따라 실물 서류를 보관하기 위한 21평의 공간도 별도로 마련했다. 정산서 검토 및 관리를 위한 보조 인력도 4명 필요했고, 실물 증빙 서류를 서면으로 제출하기 위한 등기 비용도 발생했다. 이런 모든 비용을 2023년 물가 기준으로 환산하니 1억 6,000만 원에 달했다.

한국보육진흥원은 비즈플레이의 솔루션 ‘bzp 출장관리’를 도입해 경비 처리 업무를 자동화했다. 그 결과, 출장 관련 비용을 7,500만 원 절감하는 성과를 거뒀으며, 증빙 자료를 보관하던 21평의 공간을 다른 용도로 활용할 수 있게 됐다. 업무 효율성도 약 50% 향상됐으며, 전담 인력은 고부가가치를 창출하는 다른 업무에 집중할 수 있는 환경을 마련했다.

Bizplay

다른 예로, 중앙부처 A는 약 75만 명의 국가공무원이 출장과 관련해 겪는 불편함을 해결하기 위해 bzp 출장관리를 도입했다. 일반적으로 공무원은 법인카드 대신 개인 신용카드를 사용한 뒤 출장비를 정산해야 한다. 영수증 제출과 비용 증빙 작업은 번거롭고 시간이 많이 소요됐으며, 수작업으로 이뤄져 실수가 발생할 가능성도 높았다. 이는 업무 속도를 저해할 뿐 아니라 추가적인 행정 비용까지 초래했다.

심우진 본부장은 “중앙부처 A의 표준화된 출장 관리 시스템을 위해 bzp 출장관리로 7단계의 출장 업무 프로세스를 원스텝으로 간소화하고, 연간 525만 장의 문서를 없애 관련 비용을 85억 원가량 절감했다”라고 설명했다. 이는 공공 기관의 업무 투명성을 제고하고 국가 차원에서의 비용 절감 효과를 극대화한 사례로도 꼽힌다.

출장 관리로 절세 효과까지

국내 출장은 명확한 프로세스 없이 규정집 몇 페이지에 의존하거나 개별적으로 처리하는 경우가 많다. 직급, 부서, 지역, 자가용 여부 등에 따라 복잡하고 독특한 출장 규정을 운영하는 사례도 적지 않다. 항공, 숙박, 기차, 버스, 렌터카 등의 예약 플랫폼이 각각 별도로 운영되는 현실도 기업 출장 관리의 비효율성을 배가한다.

심우진 본부장에 따르면, 자동차제조기업 H사는 연간 약 2,300억 원 규모의 국내외 출장 비용 관리를 디지털화하기 위해 bzp 출장관리를 도입했다. bzp 출장관리가 44개의 글로벌 항공사 및 숙박 플랫폼 예약과 17개의 국내 신용카드 결제뿐 아니라 SAP 같은 ERP 시스템과의 연동까지 지원한 덕분에 출장 신청, 예약, 증빙 제출, 정산 검토, 시스템 입력, 증빙 보관, 비용 지급까지의 모든 과정을 단일 플랫폼에서 처리할 수 있는 환경을 마련했다.

Bizplay

여기에 더해 H사는 bzp 출장관리의 출장 포인트 제도를 적극 활용해 개인 신용카드 사용에 따른 관리 복잡성을 줄였고, 이를 통해 약 5억 원에 달하는 숙박비 세액 공제 혜택을 받을 수 있었다. 출장 관리의 디지털화가 비용 절감뿐 아니라 법적·재무적 혜택을 극대화하는 전략적 도구로 활용될 수 있음을 보여주는 사례다.

철강기업 P사 역시 bzp 출장관리를 도입해 연간 40억 원 규모의 국내외 출장 규정과 예약, 정산 프로세스를 일원화하는 데 성공했다. 심우진 본부장은 “후불형 포인트 시스템이 정산 과정 자동화와 투명성 개선에 큰 도움이 됐으며, 비용 효율성과 운영 신뢰도를 모두 향상시켰다는 평가를 받고 있다”라고 설명했다.

비용 절감 이상의 가치 실현

bzp 출장관리는 단순한 비용 절감 이상의 가치를 제공하며, 기업의 지속 가능한 성장과 효율적인 운영을 지원하는 종합 솔루션이다. 복잡한 규정을 수동으로 관리하던 기존 방식과 달리, bzp 출장관리는 기업이 사전에 설정한 출장 규정을 시스템에 반영하고, 해당 규정이 자동으로 적용되도록 지원한다. 예를 들어, 출장 규정이 2025년 1월 1일부터 변경된다면 타이머 기능을 활용해 해당 날짜 이후 자동으로 새로운 규정이 적용된다. 이런 기능은 규정 준수와 관리의 투명성을 높이고, 오류 발생 가능성을 줄이는 데 효과적이다.

또한 bzp 출장관리는 ERP 그룹웨어 시스템과 연동해 출장과 관련된 알림 기능을 제공하며, 실시간 리포트를 통해 출장 현황을 한눈에 파악할 수 있다. 출장지, 예약 상태, 규정 위반 사항 등에 대한 자동화된 리포트를 기반으로, 출장 규정을 재검토하거나 정책을 개선하고, 직원 복지를 강화하는 데 활용할 수 있다. 이런 통합 관리 기능은 출장과 관련된 데이터의 접근성을 높이는 동시에, 관리자가 더 나은 의사결정을 내릴 수 있도록 돕는다.

현재 약 2,800곳의 중견/대기업이 다양한 비즈플레이의 비용관리 서비스를 사용하고 있다. 이들 기업은 비용 마감 시간을 평균 52% 단축했으며, 자동화와 간소화된 프로세스를 통해 직원 만족도가 86% 향상했다고 보고했다. 심우진 본부장은 “출장 관리를 디지털화하는 것은 단순한 비용 절감 이상의 의미를 가진다. 직원의 생산성을 높이고, 기업이 지속 가능한 비즈니스 기반을 마련하는 데 핵심적인 역할을 한다”라고 강조했다.
[email protected]