La Diputación de Girona optimiza el uso de sus recursos mediante la automatización

El Departamento de Intervención de la Diputación de Girona ha implementado de la mano de Atos un proyecto de automatización de procesos (RPA). El objetivo de la apuesta pasa por optimizar el uso de los recursos disponibles, reducir tiempos de procesamiento y minimizar los errores humanos en tareas administrativas repetitivas y basadas en reglas. La iniciativa, según fuentes institucionales, marca “un hito” en la modernización de la administración pública local, al mejorar la eficiencia operativa y permitir que las personas se enfoquen en actividades de mayor valor añadido. Además, contribuye a la estrategia de la Diputación de integrar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), en especial el ODS 9, que promueve la innovación y el desarrollo de infraestructuras resilientes. 

Con la puesta en marcha del proyecto, el Departamento de Intervención ha logrado simplificar y agilizar la operativa interna; incrementar la eficiencia, reduciendo el tiempo de ejecución de las tareas y  mejorando la productividad del personal; reducir errores humanos, garantizando mayor precisión y minimizando errores manuales; la optimización de recursos humanos y materiales, enfocando al personal hacia actividades estratégicas y de mayor impacto; y la alineación con los ODS, promoviendo la sostenibilidad y la innovación en los procesos administrativos. 

Propuesta tecnológica

La tecnología RPA implementada permite interactuar con los sistemas y aplicaciones existentes sin necesidad de realizar cambios en la infraestructura, logrando una integración fluida y una implementación rápida. Esta solución incluye tecnología RPA proporcionada por UiPath, que permite el uso de robots atendidos, diseñados para ayudar en tareas simples y de complejidad moderada bajo la supervisión de un usuario, y robots desatendidos, que operan de forma autónoma gestionando tareas sin supervisión humana y permitiendo un funcionamiento continuo. La implementación ha incluido licencias de software para RPA, servicios de diseño y programación de procesos específicos, así como 400 horas de consultoría para el análisis y mejora continua de los procesos automatizados. 

Procesos automatizados 

El análisis inicial identificó procesos que consumían una gran cantidad de recursos humanos, eran repetitivos y basados en reglas, con baja o nula necesidad de toma de decisiones humanas, como la elaboración y suministro de información económica trimestral al Ministerio de Hacienda para ayuntamientos menores de 5.000 habitantes, la gestión de facturas y periodo medio de pago a proveedores o la generación de informes de morosidad y actualización de planes de tesorería. 

El mapeo de procesos incluyó la recopilación de información, identificando cada paso del proceso y sus interacciones con sistemas y herramientas; la descomposición en pasos, documentando tareas específicas, decisiones y herramientas utilizadas; la creación de diagramas de flujo, con representación visual de los procesos para identificar ineficiencias y posibles mejoras; y la validación de la exactitud del mapeo con los empleados responsables de las tareas. El siguiente paso fue el diseño y programación de los robots, con pruebas exhaustivas en entornos controlados antes de su despliegue en producción, donde el monitoreo continuo asegura su rendimiento y adaptabilidad a posibles cambios en los procesos. 

Beneficios adquiridos y próximos pasos

Entre los resultados iniciales del proyecto destacan la reducción de 600 horas anuales en tareas repetitivas, la posibilidad de atender a los 100 municipios que abarca la Diputación de Girona con recursos significativamente menores y la disminución de los tiempos de ciclo de las tareas automatizadas. Además, se ha mejorado la calidad y consistencia de las tareas, el personal se enfoca ahora a actividades estratégicas y desafiantes; se han eliminado errores humanos en tareas repetitivas y se han reducción los costes operativos asociados a errores y retrabajos. 

En palabras de Imma Molas, jefa del proyecto en la Diputación de Girona, “la implementación de la RPA en el Departamento de Intervención es un caso éxito que muestra cómo la tecnología puede revolucionar la administración pública. Este proyecto no solo ha mejorado la eficiencia y reducido costes, sino que también ha transformado la forma en que los empleados perciben y ejecutan su trabajo, creando un entorno más motivador y productivo”.

Tras el éxito inicial, el Departamento está trabajando en la automatización de nuevos procesos clave, como la emisión de informes de intervención limitada previa para subvenciones, que representó casi el 50% de los informes emitidos en 2023. Todo ello, por supuesto, con el propósito de seguir transformando la gestión de recursos humanos y tecnológicos para brindar una pública más ágil, eficiente y orientada a resultados. 

“El proyecto da respuesta a los objetivos estratégicos marcados, entre los que destacan la generación de una metodología y la normalización de procesos y documentación, la informatización de todos los procesos de control interno y adoptar metodologías ágiles, con el objetivo de optimizar el uso de los recursos disponibles, reducir tiempos de procesamiento y minimizar los errores humanos y mejorar nuestra atención y servicio”, concluye Núria Josa, interventora general de la Diputación de Girona, a modo de recapitulación.