El camino hacia S/4HANA: cómo están gestionando los CIO el fin del soporte de SAP ECC

Con la fecha límite para el fin del soporte de SAP ECC cada vez más cerca, los CIO se enfrentan a decisiones importantes y probablemente a dolores de cabeza, al considerar si deben transformar sus sistemas ERP centrales para una nueva era y cómo hacerlo. La cuestión es el mandato de SAP para los directores de sistemas de la información de sus clientes: pasar a S/4HANA antes de 2027 o enfrentarse a tarifas de mantenimiento ampliadas para seguir con ECC. Sin embargo, la amplia base instalada del sistema ERP ECC, buque insignia de SAP, ha sido lenta en la adopción de S/4HANA, y casi dos tercios aún no han dado el salto desde ECC a finales de 2024, según Gartner. Aún más urgente es que los CIO que utilizan versiones más antiguas se enfrentan al fin del soporte técnico a finales de 2025.

A pesar de estas presiones, la tasa actual de migraciones no cumplirá el plazo fijado por SAP, según Gartner, lo que pone de manifiesto la complejidad del proyecto al que se enfrentan los directores de sistemas de la información. S/4HANA, el sucesor de ECC, se basa en una base de datos en memoria diseñada para permitir el procesamiento y el análisis de datos en tiempo real.

Disponible en las instalaciones o en la nube, S/4HANA promete tiempos de procesamiento más rápidos, capacidades de análisis más inteligentes, una experiencia de usuario mejorada y capacidades de inteligencia artificial. Sin embargo, la transición a S/4HANA es mucho más que una migración técnica. Se trata de una importante transformación empresarial con muchos elementos en movimiento, así como importantes implicaciones para los datos, las personalizaciones y los presupuestos, por no hablar de la adopción de la nube cuando sea necesario.

Pero el tiempo puede ser el factor más importante, y se convertirá en una presión aún mayor en los próximos meses. “Incluso si cree que tiene un año hasta el día cero, dedique el tiempo necesario para comprender lo que implica, ya que no se trata solo de un proyecto de TI, sino de una iniciativa empresarial completa”, afirma Amanda Russo, fundadora y directora ejecutiva de Cornerstone Paradigm Consulting. Un proyecto tecnológico de tal envergadura debe tener en cuenta las necesidades del negocio, las necesidades de los clientes y el compromiso de los empleados, y requerirá la participación de los equipos de operaciones internos para garantizar que no se pase nada por alto.

“Los CIO deben trabajar en colaboración y comprender realmente desde el principio la dirección que toma la empresa y cuáles son sus necesidades”, afirma Russo. El pánico por los plazos de fin de vida útil puede hacer que algunas organizaciones se salten pasos clave, como el mapeo de procesos y la recopilación de opiniones de los usuarios. Las funciones críticas para el negocio también pueden pasarse por alto en la prisa por adelantar los plazos.

“Comprar software es la parte fácil. Cualquiera te venderá lo que quieras”, afirma Russo. “Lo que realmente importa es mapear primero los procesos y comprender qué es lo que es crítico para el negocio, no solo lo que ofrece el software”. Otros errores comunes que Russo aconseja a los CIO evitar son quedarse cortos en los planes de gestión del cambio, subestimar la importancia de la limpieza de datos y no establecer un plan de implementación o retroceso por fases.

La transición a S/4HANA requiere recursos considerables y puede tardar varios años en completarse. La mayoría de las organizaciones también tendrán que revisar sus procesos empresariales, lo que complicará aún más los costes y el calendario de la iniciativa. “Es necesario evaluar el coste de rediseñar los procesos empresariales y optimizarlos de acuerdo con las mejores prácticas y el retorno de la inversión como resultado de procesos nuevos o más eficaces”, afirma Tim Bilali, director de Aplicaciones de Interpublic Group (IPG), que supervisa la transición de la empresa de servicios publicitarios a S/4HANA.

Los CIO también deberán tener en cuenta los costes de la gestión del cambio y los costes de implementación de terceros, afirma Bilali, así como los nuevos costes de licencia de S/4HANA y los costes adicionales asociados al funcionamiento de S/4HANA en la nube. Para las organizaciones que decidan renunciar a la transición, SAP cobrará una prima por el mantenimiento continuo a partir de 2027.

Los CIO también deberán tener en cuenta los retos de integración, las limitaciones de rendimiento y los riesgos de cumplimiento normativo a los que pueden enfrentarse si mantienen sus actuales sistemas ERP. Por este motivo, el análisis de viabilidad también debe sopesar el coste de permanecer en las plataformas heredadas, incluida la falta de innovación de SAP en ECC. “SAP no está invirtiendo en todas las nuevas innovaciones, como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización” para los clientes de ECC, afirma.

Aunque el valor de la innovación es difícil de cuantificar, optar por adoptar la última plataforma puede ser una mejor opción que verse obligado a adoptarla más adelante, sin aprovechar las ventajas de las últimas funciones, afirma Bilali. “En última instancia, SAP le obligará a pasar a S/4HANA y no tendrá otra opción, siendo el momento el único factor a tener en cuenta”, afirma.

Aun así, no a todo el mundo le resulta fácil elaborar un caso de negocio. Muchos directores de informática no han encontrado una razón de peso para dar el paso, según Luiz Mariotto, vicepresidente del grupo de preventa global de Rimini Street, que trabaja en estrecha colaboración con empresas que evalúan sus planes de SAP. “Una actualización técnica con el único fin de mantener el soporte no es convincente para la mayoría de las empresas”. Lo ideal, según Mariotto, es que el caso de negocio respalde una decisión estratégica sobre el ecosistema tecnológico, con la vista puesta en el plan de futuro. Sin embargo, los directores de informática saben que la tecnología cambia constantemente y que se trata de una transformación, no solo de una actualización. “Los CIO deben pensar en el caso de negocio ahora mismo y comprender que el panorama tecnológico y empresarial puede cambiar drásticamente en los próximos cinco u ocho años”, afirma Mariotto.

Planificación de la migración y cambio

Mantener el rumbo en un proyecto tan ambicioso requiere una planificación meticulosa; incluso así, es habitual que se produzcan excesos. Por lo tanto, no se puede pasar por alto la sincronización y la preparación de la organización. “No acorten la planificación y asegúrense de dedicar suficiente tiempo a cada integración”, afirma Bilali. Dado que la migración a S/4HANA implica un modelo de infraestructura diferente y la posible pérdida de integraciones y personalizaciones, es fundamental dedicar tiempo por adelantado a planificar la transición.

“Son demasiadas las veces que alguien dice que un proyecto va a durar nueve meses, pero sin planificar en detalle cómo se va a llevar a cabo en ese tiempo”, afirma Bilali. De hecho, casi el 60% de las empresas que han completado su transformación a S/4HANA acabaron superando el calendario previsto, según una encuesta de Horvath. Las migraciones a S/4HANA también varían en cuanto a calidad y presupuesto, debido en gran medida a la ampliación del alcance del proyecto y a una gestión deficiente, según la encuesta realizada a 200 ejecutivos. Y eso no es sin ayuda externa, ya que el 98% de las empresas encuestadas contrataron a un socio externo.

Aun así, según Horvath, la gestión profesional del cambio tiende a utilizarse con poca frecuencia y demasiado tarde. La adopción de una nueva plataforma y el cambio de las instalaciones locales a la nube de una sola vez aumenta el riesgo de interrupciones en el negocio, señala Bilali. Para facilitar el proceso, IPG comenzó por trasladar su sistema ECC a la nube. “Nos pasamos a la base de datos HANA y a la interfaz de usuario Fiori, por lo que trasladamos todas nuestras transacciones a esa plataforma hace unos cinco años”. Esto mejoró las pantallas de los usuarios, así como la velocidad y el rendimiento de la base de datos.

Hace aproximadamente un año, IPG trasladó su componente ECC a la nube. Esto ha proporcionado al equipo técnico de SAP experiencia en la ejecución de una gran aplicación en la nube y en cómo desenvolverse en ese espacio, afirma Bilali. “Hemos aprendido muchísimo sobre el rendimiento, el tiempo de actividad y el tiempo de inactividad, y sobre cómo trabajar con un tercero, algo a lo que no habríamos estado expuestos si hubiéramos seguido con ECC en nuestro centro de datos”.

IPG está a punto de dar el paso definitivo, que supondrá “básicamente cambiar las tuberías” y que, según Bilali, debería ser relativamente rápido y sencillo. Por diversas razones comerciales, aún no se ha determinado el momento exacto de la transición de IPG, pero cuando se produzca, se espera que tenga lugar durante un fin de semana largo. “Creo que estamos mejor posicionados para pasar a S/4HANA”, afirma. Bilali aconseja a los CIO que no renuncien a la gestión de la integración y que mantengan la supervisión de cualquier socio durante el proceso de migración, incluso con ayuda externa.

“No dejéis todo en manos del socio”, afirma. A nivel interno, los equipos cambiarán la forma en que gestionan sus ecosistemas SAP ERP, con una nueva organización que coordinará los servicios técnicos y en la nube. “Pasarán a desempeñar una función más supervisora, gestionando tanto SAP como los proveedores externos”, afirma Bilali.

Las personalizaciones, las aplicaciones de terceros y la higiene de los datos son los principales retos de la migración

La necesidad de realizar una migración limpia del núcleo hace que esta transición sea especialmente difícil. Un informe de migración de SAPInsider de 2025 revela que la gestión de las personalizaciones, las aplicaciones de terceros y la higiene de los datos ocupaban los primeros puestos de la lista de retos técnicos. SAP afirma que S/4HANA abrirá la puerta a actualizaciones más sencillas y rápidas y facilitará el aprovechamiento de las innovaciones en IA y automatización. Para facilitar esto, los procesos empresariales estándar se alojarán en el sistema central, mientras que las personalizaciones se ejecutarán a través de API, extensiones y la plataforma tecnológica empresarial de SAP.

Sin embargo, debido al tiempo que llevan en el mercado y a la proliferación de aplicaciones, muchas organizaciones tendrán configuraciones de SAP muy personalizadas, lo que puede suponer un quebradero de cabeza a la hora de limpiar el núcleo. La preferencia de SAP por un “núcleo limpio” significa que hay una cantidad considerable de trabajo para evaluar y eliminar las personalizaciones innecesarias. A este reto se suma el hecho de que los entornos regulados, como el farmacéutico, tendrán que adaptar procesos que deben ser auditados y cumplir con la normativa. Russo, de Cornerstone Paradigm, afirma que las funciones heredadas pueden parecer insignificantes, pero son fundamentales para el negocio. Cosas como la facturación automática o la asignación de códigos pueden parecer insignificantes, pero una vez que desaparecen, el impacto en el negocio puede ser enorme, especialmente si se han integrado en una solución propia, afirma.

Es de vital importancia que los CIO y sus equipos pregunten qué funciones se van a eliminar con el nuevo sistema e identifiquen las funciones críticas para el negocio como parte del proceso de migración, pero esto se suele pasar por alto. Según la experiencia de Russo, las organizaciones a menudo no se dan cuenta de qué funciones son vitales hasta que las pierden, especialmente cuando esas funciones estaban respaldadas por herramientas informáticas no oficiales o basadas en Excel que cubrían las lagunas del proceso. “Es necesario tener un plan para ello, para no encontrarse nueve meses después con que ya no se dispone de algo que se necesita ahora. Es otro simulacro de incendio que podría añadir más errores a la situación”, afirma.

Del mismo modo, intentar trasladar los datos existentes sin limpiarlos no es el mejor enfoque y puede impedir que las organizaciones aprovechen todas las ventajas del nuevo sistema, como las herramientas de análisis en tiempo real y de inteligencia artificial. Los CIO deberán considerar cuántos años deben conservarse los datos, teniendo en cuenta los requisitos legales de los diferentes países, el tiempo que deben conservarse y qué datos ya no son necesarios. “Si no se dedica tiempo a ello, se están adoptando todos los malos hábitos de los sistemas heredados y no se obtendrán las ventajas del nuevo sistema”, afirma Bilali.

Los datos limpios ayudan a que los sistemas funcionen de forma más eficiente y mejoran el rendimiento. Con la perspectiva de aprovechar las herramientas de IA en S/4HANA, las organizaciones tienen la necesidad imperiosa de integrar datos limpios, pero a menudo estos están fragmentados en múltiples sistemas. Es muy probable que los datos de las organizaciones incluyan una mezcla de datos estructurados, como registros financieros, y datos no estructurados que no pertenecen a SAP, todos los cuales deben armonizarse para aprovechar al máximo las nuevas herramientas. “Todos esos datos deben reunirse para construir realmente una plataforma de IA completa y potenciada. Por lo tanto, esa es una decisión clave para los directores de informática”, afirma Mariotto, de Rimini Street.

La gestión de la integración entre el ERP central y las aplicaciones empresariales es otra consideración importante. Estas conexiones requieren una amplia coordinación con proveedores externos, la armonización de calendarios y la comprobación de protocolos para garantizar que están alineados en los diferentes sistemas y culturas organizativas. “Hay que coordinarlo y programarlo todo, y hay que conseguir el compromiso de la otra parte de que, cuando usted esté listo para realizar las pruebas, ellos también lo estén y estén disponibles para realizarlas”, afirma Bilali. Por eso Bilali hace hincapié en dedicar mucho tiempo a la fase de planificación, ya que puede marcar la diferencia para que la transición a S/4HANA se lleve a cabo con éxito. “Es como cambiar las ruedas de un avión cuando estás a 30.000 pies de altura, porque el negocio tiene que seguir funcionando”, afirma.