Diez pasos para convertir un proyecto fallido en una oportunidad de oro

Lo que te trajo hasta aquí te seguirá trayendo hasta aquí, a menos que te detengas a pensar por qué está sucediendo en primer lugar. Cuando un proyecto se descarrila, es tentador centrarse en lo urgente: solucionar los problemas inmediatos para que las cosas vuelvan a encaminarse. Pero a menos que descubras la causa raíz y la abordes, simplemente estás preparando el terreno para futuros fracasos.

Los proyectos fallidos son más que plazos o presupuestos incumplidos. Erosionan la confianza, agotan los recursos y arraigan ineficiencias. Y la recuperación no se trata solo de controlar los daños; es una oportunidad para realinear las prioridades, fortalecer las bases y crear un manual para el éxito sostenible. Abordar las causas fundamentales durante la recuperación establece el tono para evitar desafíos similares en toda su cartera.

¿Por qué fracasan los proyectos?

A primera vista, la mayoría de los proyectos que fracasan se deben a problemas como objetivos poco claros, mala planificación, ampliación del alcance o patrocinio deficiente. Pero estos son solo síntomas de problemas más profundos. Por lo tanto, ignorar esas causas fundamentales no soluciona el problema, solo retrasa el próximo fracaso.

Por ejemplo, los objetivos poco claros suelen surgir de una falta de alineación entre las metas de un proyecto y la estrategia general de la organización. Sin una conexión clara con las prioridades estratégicas, los equipos tienen dificultades para medir el éxito de manera significativa y se desperdician recursos en trabajos de bajo impacto. De manera similar, la mala planificación suele tener su origen en la omisión de pasos críticos durante la iniciación, como la priorización adecuada del trabajo, la participación de las partes interesadas adecuadas o la evaluación de la disponibilidad de recursos. Los cronogramas, presupuestos y asignaciones de recursos poco realistas pueden parecer los problemas principales, pero a menudo son síntomas de causas subyacentes más profundas.

Abordar estas causas fundamentales crea un efecto dominó que permite una ejecución más fluida del proyecto y reduce la probabilidad de repetir los mismos errores.

Los pasos para garantizar el éxito del rescate del proyecto

Las iniciativas de recuperación no solo reajustan el proyecto a sus objetivos, sino que también revelan problemas sistémicos que podrían socavar otras iniciativas. Al abordar la urgente tarea de volver a poner en marcha el proyecto, se puede abordar simultáneamente la importante tarea de construir una base sólida para el éxito a largo plazo.

1. Evite echar culpas, pero sepa cómo llegó a esta situación.  Comience con una evaluación honesta y sin culpas. Se trata de hechos, no de culpas. Qué decisiones (o falta de decisiones oportunas), errores o factores externos contribuyeron a los desafíos. Pregunte por qué y, cuando obtenga la respuesta, pregunte por qué sucedió. Repita este proceso hasta que haya identificado la causa raíz probable. Eso lo ayudará a abordar el fracaso del proyecto actual y evitar repetir los mismos errores en proyectos futuros.
2. Revise la declaración de “por qué” del proyecto.  Todo proyecto necesita un propósito claro: ¿por qué se inició este proyecto y qué impacto positivo se pretendía lograr? Restablecer la comprensión del equipo sobre los objetivos del proyecto puede ayudar a reorientar los esfuerzos y reconstruir el compromiso. Si el equipo del proyecto no comprende cómo se ve el éxito, es poco probable que lo ayude a lograrlo.
3. Tenga claro el retorno de la inversión (ROI).  Evalúe si el proyecto puede ofrecer de manera realista el retorno de la inversión previsto. Si ya no es posible alcanzar los objetivos originales, puede que sea momento de reevaluar si el proyecto debe continuar.
4. Determine si los objetivos originales siguen siendo válidos.  A veces, los proyectos se desvían porque los objetivos definidos originalmente ya no son relevantes. El equipo puede darse cuenta de esto y comenzar a cambiar el enfoque o solicitar cambios. Asegúrese de que esos cambios se evalúen para garantizar que el retorno siga valiendo la inversión y esté en consonancia con las prioridades de la organización.
5. Involucre a todos.  Busque la opinión de todos los involucrados en el proyecto, no solo de los principales interesados. A veces, las mejores ideas provienen de quienes pueden ver el panorama general o una perspectiva nueva.
6. Sea realista.  Asegúrese de que las nuevas restricciones del proyecto (tiempo, alcance, coste) se desarrollen con todas las partes interesadas que se espera que realicen el trabajo. A menudo, los proyectos no tienen cronogramas, alcance y presupuesto realistas cuando comienzan porque no se incluyó a todas las personas necesarias para el proyecto en el proceso de planificación. No cometa ese error dos veces.
7. Haga que las personas rindan cuentas.  Establezca un modelo de rendición de cuentas que permita que todos se comprometan activamente, por escrito y verbalmente, a cumplir sus compromisos y que todos rindan cuentas públicamente de que cumplirán sus compromisos.
8. Cuente con lo que dice y cree consecuencias significativas para los compromisos incumplidos. La falta de consecuencias erosiona la autoridad del liderazgo y socava la responsabilidad del equipo.
9. Actúe como fiduciario.  A veces, la mejor decisión es detener un proyecto que está fracasando. Nada descarrila más el éxito organizacional que perder tiempo y recursos en iniciativas que ya no se alinean con las prioridades estratégicas. Si no se logra el retorno de la inversión, es su responsabilidad reducir las pérdidas y redirigir los recursos a iniciativas que generen un mayor impacto.
10. Tómese el tiempo para hacerlo bien esta vez.  Si el equipo del proyecto se saltó pasos importantes en el camino, ahora es el momento de corregirlos. Ya sea que se trate de desarrollar un caso de negocios sólido, aclarar requisitos o crear un cronograma realista, asegúrese de que la base sea sólida antes de seguir adelante. Pero no se detenga allí. Utilice esta oportunidad para evaluar otros proyectos en la organización. Prepárelos para el éxito ahora antes de que se conviertan en los próximos proyectos que necesiten ser rescatados.

Liderazgo en la recuperación de proyectos

Una vez que hayas establecido tu plan de acción, hay una última parte que evaluar: tu papel en la dirección de la transición de recuperación, que implica arreglar lo que no funciona, pero también modelar los comportamientos y las prácticas que garantizan el éxito de los proyectos futuros. Como líder, concéntrate en alinear los proyectos con la estrategia, fomentar la responsabilidad y crear una cultura en la que los equipos se sientan capacitados para ofrecer resultados significativos. Tus acciones marcan la pauta para abordar los desafíos y definen cómo se ve el éxito en toda la organización.

Cada proyecto fallido es una oportunidad para aprender, mejorar y fortalecer la capacidad de su organización para ofrecer resultados. Si aborda las causas fundamentales, restablece las expectativas e incorpora las mejores prácticas, puede convertir incluso el proyecto más problemático en un catalizador para el éxito a largo plazo. Lo que haga ahora determinará si este fracaso se convierte en un patrón o en un punto de inflexión. Así que aproveche la oportunidad.