Pormenores de la migración a S/4HANA de Zeiss

La transformación de SAP que quiere el CIO de Zeiss, Carsten Trapp, no es realmente gran cosa para el departamento de TI corporativo de esta multinacional, con sede en múltiples países, España entre ellos. “Es bastante poco espectacular para nosotros”, dice. “Como todas las demás empresas, la estamos haciendo ahora mismo porque SAP dejará de dar soporte a R/3 y se convertirá en S/4”. En realidad, el área de TI de Zeiss ha estado trabajando en ello desde 2017, pero ya en 2020 quedó claro para la junta directiva que este cambio sería un proyecto grande y a largo plazo con grandes consecuencias para el grupo.

Centrarse en las normas

A medida que avanzaban las cosas, Trapp optó deliberadamente por un enfoque greenfield. “Es una oportunidad única para hacer limpia, porque nosotros también hemos deteriorado nuestro sistema R/3 en los últimos 30 años”, afirma. Al empezar de nuevo con S/4, su equipo puede configurar todos los procesos de forma ordenada en el estándar SAP desde el principio. Además, ha declarado obligatorio seguir este estándar siempre que sea posible.

Dado que la migración a SAP no implica tanto una transformación de TI como de negocio, Zeiss está trabajando en tándem con otros directivos, de modo que el proyecto está dirigido conjuntamente por TI y el negocio en general. Zeiss también eligió Microsoft Azure para la plataforma en la que funcionará SAP S/4HANA.

Después de que el equipo de Trapp obtuviera el respaldo de la junta directiva, tuvo que lidiar con mucha gestión del cambio. “Cuando quedó claro que utilizábamos el estándar –no éramos diferentes de los demás– empezó una gran oleada de cambios organizativos”, afirma Trapp. Hubo que explicar a los colegas de departamentos especializados que los procesos y sistemas cambiarían. “Pero en realidad todo seguirá igual, salvo que ahora puede que hagas clic arriba a la derecha en lugar de abajo a la izquierda”, añade.

El equipo trabajó a nivel de personas y desarrolló el cambio de forma adecuada para el grupo destinatario. “Respondimos a preguntas sobre lo que significa para la empresa, áreas específicas y para cada proceso individual”, dice Trapp.

Una plantilla para la eficiencia

En cuanto a la armonización, Trapp adoptó un enfoque similar. “Tenemos cuatro divisiones, y no sé si un proceso de compra y pago tiene que ser diferente cuatro veces”, dice. Así que su equipo se puso manos a la obra para estandarizar esos procesos. TI había demostrado que esto suele funcionar y el concepto se impulsó en todo el grupo.

“Hemos avanzado mucho en la normalización y armonización”, explica. “Hemos creado una plantilla en la norma y sólo nos hemos desviado de ella para cosas que eran absolutamente necesarias”. Y cada una de estas desviaciones fue comprobada por una autoridad de diseño y aprobada individualmente.

Hasta ahora, Zeiss ha puesto en marcha tres proyectos piloto y el último está previsto para octubre de 2024. “Elegimos estos cuatro pilotos para ver una vez los aspectos específicos de la empresa”. Los pilotos se estructuran en base a una organización:

• que no disponía previamente de SAP.
• que gestiona el negocio de ventas y servicios en todos los segmentos y vende productos de todas las divisiones.
• que está fuertemente centrada en la producción.
• con un sólido historial de servicios compartidos.

El equipo de Trapp recopiló pruebas paso a paso de que la nueva plantilla SAP estandarizada funciona en distintas áreas de la empresa. Sobre esta base, Zeiss puede empezar a desplegar la plantilla SAP en más de 150 entidades de todo el mundo a partir de octubre de 2030.

Licencia de SAP por fases

Los primeros seis early adopters entre las entidades que recibirán la plantilla tras la fase piloto ya están siendo atendidos por el equipo del proyecto en una denominada fase de iniciación. “A través de una evaluación tanto desde el punto de vista empresarial como técnico, se valora el grado de preparación de la entidad en cuestión antes de que comience la implantación propiamente dicha”, explica. “Por ejemplo, se identifican los sistemas circundantes para saber qué datos de qué sistemas hay que migrar”.

En la fase de implantación, TI debe preparar el entorno del sistema S/4 con el candidato correspondiente, mientras el sistema R/3 existente sigue funcionando en paralelo. Esto significa preparar el sistema y los datos para la nueva solución y formar a los usuarios. A esto le sigue la puesta en marcha técnica después de las pruebas y, por último, la puesta en marcha empresarial, tras la cual ya no se podrá acceder al antiguo sistema. Según Trapp, el traspaso al equipo de operaciones marca el final de la implantación, una vez superada con éxito la fase de hipercuidado.

Los empleados reciben formación interna utilizando materiales de formación creados por ellos mismos, y tienen acceso a formación presencial, individual y sobre procesos SAP in situ y por vídeo. “Estos cursos de formación también son gestionados por nuestro departamento de TI, porque hemos establecido como concepto de cualificación dentro del grupo que sólo las personas formadas con una licencia SAP están autorizadas a manejar el sistema”, concluye Trapp.