Cómo sacar el máximo partido a los consultores informáticos

A medida que las empresas continúan planificando, ampliando o evolucionando sus esfuerzos de transformación digital y sus cambios a la nube, es probable que muchas confíen en consultores de TI o consideren contratarlos para obtener ayuda.

La contratación de consultores de TI ofrece a los responsables de TI de las empresas varias ventajas, entre las que destaca el acceso rápido a la experiencia necesaria cuando no está disponible en la empresa. Pero también existen riesgos, como posibles sobrecostes, falta de compromiso y disponibilidad del consultor, problemas de comunicación, incumplimientos de contrato y falta de las competencias necesarias.

Estos son algunos consejos para sacar el máximo partido a los consultores informáticos y garantizar que la contratación se realiza con éxito y se ajusta a sus objetivos.

Sentar las bases: referencias, expectativas, costes

Antes de contratar a consultores informáticos, los responsables de TI deben tener en cuenta varias consideraciones clave, afirma Steven Bressler, consultor de gestión de Strategic Technology Management y antiguo ejecutivo de TI. La primera de ellas es dedicar tiempo y esfuerzo suficiente para seleccionar meticulosamente la consultoría informática adecuada.

“Optar simplemente por un consultor de una empresa de renombre no garantiza la excelencia”, afirma Bressler. “Según mi experiencia, los resultados más favorables provienen de referencias proporcionadas por socios comerciales de confianza”.

Otra consideración es tener una definición clara de las expectativas. “Defina las expectativas del compromiso de forma exhaustiva, esbozando los objetivos, el alcance y las limitaciones”, dice Bressler. “La claridad en estos aspectos asegura la alineación entre el consultor de TI y la organización, fomentando un entorno propicio para el éxito y minimizando las malas interpretaciones”.

También es importante en las primeras fases tener en cuenta los costes. “Reconozca la importante inversión financiera y temporal que supone contratar consultores de TI”, sostiene Bressler. También es el momento de definir el alcance del encargo. “Delimite claramente las inclusiones y exclusiones del compromiso para garantizar la asignación de un consultor de TI con las habilidades y conocimientos necesarios”.

Obtenga claridad antes de comprometerse: entrevistas y referencias

Los responsables de TI deben asegurarse de que los consultores que contratan tienen amplia experiencia en el sector y los mercados de la empresa y se centrarán en sus necesidades específicas.

Eso significa realizar entrevistas exhaustivas para asegurarse de que los consultores son realmente expertos en las áreas específicas de TI que necesitan mejoras o que son estratégicamente importantes para la organización, ya sea inteligencia artificial, análisis de datos, nube, infraestructura o movilidad, por ejemplo.

Un consultor debe poner las necesidades y prioridades del cliente al frente de cada interacción y decisión, y “entender sus objetivos de negocio, retos y preferencias para adaptar soluciones que cumplan sus requisitos específicos”, dice Vijay Sonty, CIO del Community College de Filadelfia, que también trabaja como consultor ejecutivo.

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“Por ejemplo, un consultor que trabaje con un proveedor de servicios sanitarios puede personalizar un programa de formación para su personal en función de su población de pacientes y su oferta de servicios”, explica Sonty. En un proyecto, Sonty contrató a una consultora especializada en tecnología educativa para implantar un sistema de gestión del aprendizaje adaptado a las necesidades específicas de la universidad, lo que mejoró la participación y los índices de retención de los estudiantes.

Aunque las entrevistas siguen siendo un aspecto indispensable del proceso de contratación, también es importante aprovechar otros recursos, como las redes profesionales, a la hora de evaluar a los consultores.

“Al recurrir a su red, se accede a valiosas referencias que confirman la competencia del candidato en áreas especializadas”, afirma Bressler. “Estos avales aportan información de valor incalculable y ofrecen garantías de que el candidato posee realmente los conocimientos necesarios”.

Este enfoque no sólo complementa el proceso de entrevista, sino que también mejora la capacidad de TI para tomar decisiones de contratación informadas, garantizando que sólo se incorporen las personas que aportan un valor sustancial, comenta.

No descuides los detalles: plazos de entrega

Elabore un contrato detallado que cubra factores como costes, horas, hitos, entregables, plazos y quién paga los gastos externos.

“Al leer/redactar el contrato, hay que ser específico”, dice Charles Scharnagle, CIO del fabricante Revere Copper Products. Esto significa incluir fechas de inicio y fin, tarifas por hora, miembros concretos del equipo, sus funciones y responsabilidades, y métodos de comunicación.

“Hay que anotar las fechas de los plazos específicos, las penalizaciones en caso de incumplimiento y cómo se debe solicitar, conceder o denegar un cambio en el proceso”, afirma Scharnagle. “Defina claramente todas sus expectativas y entregables. No puede haber zonas grises ni incógnitas. Todo el mundo debe saber lo que se espera de él. Todos los precios deben explicarse de antemano. De nuevo, sin sorpresas en cuanto a las expectativas sobre posibles costes”.

Sonty cuenta que, en una ocasión, el Community College de Filadelfia colaboró con una consultora para renovar su infraestructura de análisis de datos. “Un contrato detallado que definiera los hitos del proyecto y las condiciones de pago garantizó la transparencia y la responsabilidad a lo largo de todo el proceso”, afirma.

Salvaguardar la confianza: confidencialidad y no divulgación

Además, los CIO deben establecer acuerdos de confidencialidad para garantizar que los consultores no expongan propiedad intelectual, secretos comerciales, información de clientes o cualquier otro dato sensible.

“Cuando nos asociamos con una consultora para desarrollar una solución de software patentada, aplicamos estrictas medidas de confidencialidad para salvaguardar nuestra ventaja competitiva y la información sensible de nuestros clientes”, afirma Sonty.

Los consultores informáticos suelen disfrutar de un acceso más amplio a los datos sensibles que muchos empleados de la empresa, incluido el personal informático. “Dada la gravedad de este acceso, es primordial que apliquemos medidas meticulosas para salvaguardar la confidencialidad de nuestra organización”, afirma Bressler.

Para ello, la firma de acuerdos de confidencialidad cuidadosamente redactados se hace indispensable antes de conceder acceso a información confidencial, defiende Bressler. Como dice el refrán, “no se puede volver a meter la pasta de dientes en el tubo”. “Una vez difundida la información, su recuperación se convierte en un reto insuperable”.

La aplicación de acuerdos de confidencialidad sólidos constituye una salvaguarda fundamental contra la divulgación no autorizada de datos confidenciales y mitiga los riesgos asociados a la exposición no autorizada de información, explica.

Garantizar la rendición de cuentas: métricas y gestión del progreso

Las organizaciones pueden maximizar el valor de los compromisos de consultoría de TI mediante la aplicación de la rendición de cuentas para la entrega de resultados, dice Sonty. “Establezca objetivos, plazos y resultados claros desde el principio”, afirma. “Asegúrese de que ambas partes comparten la idea del éxito. Por ejemplo, antes de iniciar un proyecto de análisis de mercado, aclare el alcance, los resultados deseados y los plazos con el cliente”.

Programe reuniones de control periódicas para revisar el progreso, abordar cualquier preocupación y garantizar la alineación con los objetivos del cliente. “Estas reuniones pueden ser semanales, quincenales o mensuales, en función del calendario del proyecto”, explica Sonty. “Por ejemplo, un consultor que trabaja en un proyecto de implementación de software podría tener reuniones semanales de estado con el equipo del proyecto del cliente para discutir el progreso y abordar cualquier problema”.

Las organizaciones pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del progreso, gestionar las tareas y garantizar la rendición de cuentas. “Estas herramientas pueden incluir software de gestión de proyectos, cuadros de mando compartidos u hojas de cálculo de seguimiento de tareas”, afirma Sonty.

También es importante establecer parámetros de rendimiento. “Defina indicadores clave de rendimiento [KPI] o métricas para medir el rendimiento del consultor y el éxito del proyecto”, afirma Sonty. “Estas métricas deben alinearse con los objetivos del proyecto y supervisarse regularmente durante todo el compromiso”.

Por ejemplo, un consultor que trabaja en un proyecto de mejora del rendimiento de ventas podría realizar un seguimiento de KPI como el crecimiento de los ingresos, el coste de adquisición de clientes y las tasas de conversión de ventas.

Fomentar la colaboración: Comunicación y circuitos de retroalimentación

También es importante para la rendición de cuentas mantener canales de comunicación abiertos y transparentes durante todo el proyecto. “Sea proactivo a la hora de compartir actualizaciones, retos y éxitos con el cliente”, afirma Sonty. Por ejemplo, si surgen obstáculos inesperados durante un proyecto de optimización de procesos, comuníqueselos rápidamente al cliente y propóngale soluciones alternativas.

Además de establecer canales y métodos de comunicación, Scharnagle sugiere esbozar cómo abordar cualquier conflicto que pueda surgir.

“Conozca de antemano el proceso relativo a la resolución de conflictos. Una comunicación clara y concisa ayudará a ser flexible a medida que avance el proyecto. Normalmente surgen problemas y ambas partes deben sentirse cómodas adaptándose según sea necesario para garantizar el éxito del proyecto”, afirma.

Fomentar una asociación de colaboración entre el equipo de TI y los consultores externos basada en el respeto mutuo, la confianza y la transparencia es importante para el éxito. Un consultor que dirija una iniciativa de transformación empresarial debe colaborar estrechamente con el equipo directivo del cliente para desarrollar una visión compartida, una hoja de ruta y un plan de implantación, incide Sonty.

Los consultores deben “mantener canales de comunicación abiertos y receptivos con el cliente para responder a sus preguntas, preocupaciones y comentarios en el momento oportuno”, afirma Sonty. Deben proporcionar actualizaciones periódicas sobre el progreso del proyecto, los hitos y cualquier posible obstáculo para garantizar la transparencia y la alineación.

“Por ejemplo, un consultor que trabaje en un proyecto de implantación tecnológica puede responder rápidamente a los correos electrónicos y llamadas del cliente, manteniéndole informado de cualquier retraso o problema”, afirma Sonty.

TI debe establecer un mecanismo de retroalimentación en el que tanto el consultor como el equipo de TI puedan proporcionar información sobre el rendimiento de cada uno y el progreso general de los compromisos, dice Sonty. “Este bucle de retroalimentación ayuda a identificar áreas de mejora y garantiza la alineación continua con las expectativas del cliente”, afirma.

Garantizar la adaptabilidad y la agilidad: nuevas habilidades y ajustes

Un consultor debe estar abierto a aprender nuevas habilidades y tecnologías para satisfacer las necesidades de los clientes. Para ello, el consultor debe tener una “mentalidad de crecimiento que vea los retos y los cambios como oportunidades de aprendizaje y desarrollo”, dice Sonty, y estar abierto a nuevas ideas, perspectivas y enfoques y buscar continuamente oportunidades para ampliar sus habilidades y experiencia. Por ejemplo, un consultor que pase de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos a enfoques ágiles podría inscribirse en cursos de formación para aprender principios y prácticas ágiles.

Un consultor debe estar abierto a adaptarse rápidamente a los cambios de prioridades, plazos y alcance, y estar dispuesto a pivotar según sea necesario. “Por ejemplo, un consultor que dirija una iniciativa de gestión del cambio podría ajustar su plan de comunicación y sus materiales de formación en función de los comentarios de las partes interesadas y de los nuevos retos”, concluye Sonty.