‘경영진 역할이 중요하다’··· ERP 프로젝트 성공의 핵심 요소 5가지

ERP 실패는 수백만 달러의 비용 손실, 기업 평판 훼손, 심지어 경영진 교체까지 초래할 수 있다. 그런데도 왜 많은 프로젝트가 경영진의 의미 있는 감독을 받지 못하고 있을까? 대부분의 ERP 프로그램이 예산을 크게 초과하는 상황에서, 최고 경영진이 자신의 역할을 재검토해야 할 때다.

ERP 프로그램에 대한 경영진의 관리 감독은 선택이 아닌 필수다. 특히 고위 경영진이 프로그램의 성패에 책임을 지는 기업에서는 감독이 업계 표준으로 자리 잡았다. 경영진은 비즈니스 사례를 승인하고, 수억 원의 예상을 배정하며, ERP 프로그램의 우선순위를 부여하는 등 핵심 역할을 한다. 또한 이들의 결정이 회사의 방향, 성공, 미래에 직접적인 영향을 미친다.

이 글에서는 경영진 감독의 부재가 가져오는 위험, ERP 프로그램에 미치는 영향, 그리고 경영진이 위험을 줄이기 위해 집중해야 할 몇 가지 핵심 영역을 살펴본다.

부실한 감독의 리스크

ERP 프로그램은 보통 이사회 수준에서 승인되는 큰 규모의 투자다. 이렇게 높은 관심을 받음에도 불구하고, 이런 프로젝트들은 여전히 실패 위험에 노출돼 있다. ERP 기술이 등장한 이래로, 예산 초과, 일정 지연, 잦은 실패 사례가 계속 보고되고 있다.

제대로 된 감독이 없으면 예산 초과 및 프로젝트 지연의 가능성과 규모가 커질 수 있다. 경험에 따르면 ERP 프로그램 비용은 설계 단계에서 8~14% 증가하지만, 범위 확대와 가치 손실 같은 요인들 때문에 최종적으로는 비용이 50% 이상 늘어날 수 있다. 학술 연구에 따르면 회사 프로세스가 특별하다고 인식하는 경우 비용은 더 증가할 수 있다.

필자는 고객사 사례에서 경영진 감독 부재가 막대한 비용 초과와 프로그램 실패로 이어진 사례를 여러 번 봤다. 따라서 경영진은 이 문제를 줄이기 위해 다음 5가지 핵심 영역에서 프로젝트 팀과 적극 협력해 감독 부족을 완화해야 한다.

1. 재무 관리: 경영진은 최소한 3가지 지표를 확인해야 한다. 예산 대비 지출, 예비비 사용 현황, 각 단계와 계약 완료에 대한 공유된 재무 예측이다.
2. 프로젝트 범위 관리: 상태 보고에는 당초 계획과 비교한 범위 변경 사항과, 변경 사항이 프로그램 예산과 시스템 가동 후 운영 비용에 미칠 영향에 대한 재무 예측이 포함돼야 한다.
3. 리스크 관리: 경영진은 프로그램의 핵심 경로에 영향을 미치는 중요 리스크에 대한 보고를 받아야 한다. 이 보고서에는 리스크 완화 조치, 리스크 발생 가능성, 리스크가 현실화될 경우 프로그램에 미칠 수 있는 잠재적 영향이 담겨야 한다.
4. 주요 결정 사항: 프로그램 전반에 걸쳐 주요 결정 사항 목록을 작성하고 관리해야 한다. 이를 통해 경영진, 프로그램 관리자, 시스템 통합업체 리더십 간의 조율을 보장해야 한다. 이 목록은 ‘무엇이 완료됐고 다음에 무엇을 해야 하는가’와 같은 질문에 답할 수 있어야 한다.
5. 이해관계자 참여: 이해관계자 참여는 혁신의 윤활유와도 같다. 경영진은 프로그램 전반에 걸친 이해관계자 참여에 대한 정량적, 정성적 지표를 투명하게 파악해야 한다. 여기에는 전략, 주요 활동, 예산, 자원 사용, 계획, 참여율, 성과에 대한 적절한 보고가 포함된다. 경영진은 또한 보고된 이해관계자 참여 상황을 자신의 책임 영역에서 직접 관찰한 것과 비교해야 한다.

주요 성공 사례

ERP 경영진 감독 프로세스는 단순히 벤더 제안서의 파워포인트 슬라이드에 그치지 않는다. 이는 심도 있는 논의, 협상, 계약 조건의 공식 문서화를 필요로 한다. 한 사례에서는 디지털 트랜스포메이션 초기 단계에서 경영진의 적극적인 참여 덕분에 프로젝트 팀이 예산과 일정을 지키면서도 범위 문제와 위험을 성공적으로 관리할 수 있었다. 경영진의 적극적인 참여로 프로그램 관리자들은 실행에 집중할 수 있었고, 리스크를 초래하는 다른 내부 프로그램과의 충돌 같은 중요 사안만 경영진에게 보고했다. 이러한 리스크를 경영진 거버넌스를 통해 상향 조정함으로써 위협이 완화됐고, 프로젝트 팀은 계획대로 진행할 수 있었다.

또 다른 사례에서는 경영진 거버넌스가 고객 결정과 벤더 성과 문제로 인해 발생한 심각한 예산 및 일정 초과 문제를 해결하는 데 기여했다. 고객사의 고위 경영진은 거버넌스 프로세스를 통해 고객 측 원인과 벤더 성과 부족을 명확히 구분할 수 있었다. 이 정보를 바탕으로 최고 경영진 간의 논의 결과, 벤더는 자사의 성과 문제에 대해 전적인 책임을 지게 됐다. 경영진의 감독과 적극적인 참여 덕분에 모든 당사자가 행동과 그에 따른 결과에 책임을 질 수 있었다. 이는 체계적인 경영진 감독 프로세스가 프로그램과 기업에 도움을 준 대표 사례다.

거버넌스가 ERP 성공의 초석

효과적인 거버넌스는 성공적인 ERP 구현의 초석이다. 이는 프로젝트가 제대로 조율되고, 내부 팀과 벤더가 책임을 지며, 프로젝트 목표가 달성되도록 보장한다. CIO와 디지털 리더가 경영진의 감독을 임시 점검 포인트가 아닌 공식화된 거버넌스 역량으로 다룬다면, 전사적인 혼란 대신 혁신 성공으로 이끌 수 있을 것이다.
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