인터뷰 | “비용 절감과 직원 복지까지 챙기는” 비즈플레이의 올인원 출장 관리 해법

코로나19 팬데믹으로 이어진 공급망 불안, 러시아-우크라이나 전쟁에 따른 에너지 가격 상승, 각국 중앙은행의 금리 인상, 그리고 지속적인 인플레이션 등 복잡적인 요인으로 글로벌 경제 환경이 악화되면서 기업은 자금 압박에 직면하고 있다. 이에 따라 많은 기업이 비용 절감을 최우선 과제로 삼고 있으며, 그중에서도 출장 관리가 중요한 전략으로 떠오르고 있다.

출장은 비즈니스에 빠질 수 없는 활동으로, 어려운 경제 상황 속에서도 앤데믹 이후 수요가 꾸준히 증가하고 있다. GBTA(Global Business Travel Association) 보고서에 따르면, 글로벌 출장 비용은 2024년에 코로나19 팬데믹 이전 수준으로 회복되고, 2026년에는 1조 7,030억 달러에 이를 것으로 예상된다. 하지만 출장 프로세스와 비용을 잘 관리하면, 출장 빈도를 유지하면서 인건비 절감과 세금 환급 등의 방법으로 비용을 절감할 수 있다.

국내에서는 2024년 브랜드 고객충성도 평가에서 비용 관리 토탈 솔루션 부문 대상을 수상한 비즈플레이의 솔루션 ‘bzp 출장관리’가 큰 관심을 받고 있다. 공공기관과 여러 기업이 비용 관리의 효율성을 높이기 위해 bzp 출장관리를 선택한 이유는 무엇인지, 어떻게 비용 절감을 돕고 있는지, 기획마케팅센터 심우진 본부장을 만나 자세히 알아봤다.

복잡하고 낡은 출장 문화를 현대화하는 올인원 플랫폼

지난 몇 년 동안 많은 기업이 디지털 트랜스포메이션을 추진해 왔지만, 출장 관리 시스템은 복잡한 절차와 오래된 규정으로 인해 여전히 사각지대로 남아 있는 경우가 많았다.

출장은 그 목적에 따라 여러 종류로 나뉜다. 예를 들어 영업을 위한 고객 미팅, 기술 지원 및 설비 점검, 교육 세미나와 워크숍, 현장 조사, 학술 회의, 지사 방문, 감사 업무 등으로 구분할 수 있다. 다양한 출장 목적에 따라 각기 다른 비용 관리 규정이 적용되며, 출장의 기간, 지역, 국가, 빈도, 출장자의 직급 등에 따라 숙박비와 교통비 규정도 달라질 수 있다.

또한 출장 신청, 예약, 결제, 비용 증빙 제출, 정산 검토, 시스템 입력, 증빙 보관, 지급까지의 출장 경비 처리 과정은 그동안 개별적으로 이루어져 왔다. 포레스터 컨설팅의 조사에 따르면, 출장자는 출장 준비 및 정산 업무를 처리하는 데 건당 평균 13.6시간을 소비한다. 출장 관리의 디지털 트랜스포메이션이 완전히 이뤄지지 않으면 출장자뿐만 아니라 모든 출장자의 정산서를 확인하고 대금을 지급하는 관리자에게도 상당한 부담이 된다. 이는 단순한 시간 낭비를 넘어 기업에 비용 부담으로 이어진다.

비즈플레이는 급여를 제외한 회사의 모든 비용을 하나의 시스템에서 관리할 수 있는 솔루션을 제공한다. 그중에서도 bzp 출장관리는 출장 신청부터 예약, 정산까지 모두 자동화한 올인원 시스템으로, 출장자는 복잡한 규정에 따른 실수를 줄이고 출장 후 영수증 처리와 정산에 소요되는 시간을 크게 절감할 수 있다. 관리자는 여러 건의 정산서와 증빙 자료를 효율적으로 검토하고 보관할 수 있어, 전반적인 관리 업무가 크게 간소화된다.

숙박과 모든 교통수단을 한 곳에서 관리하는 국내 유일 플랫폼

심 본부장에 따르면, 비즈플레이는 국내 모든 금융기관 및 카드사와 연동을 지원하며, 야놀자, 익스피디아, 대한항공, 아시아나항공 등 40여 곳의 폭넓은 제휴 네트워크를 확보해 숙박, 항공, 열차, 렌터카 등 어떤 교통수단과 예약 플랫폼을 이용하든 막힘없는 서비스를 제공한다.

국내 1위 철강 기업인 P사는 bzp 출장관리의 다양한 예약 서비스의 이점을 톡톡히 누리고 있는 대표적인 사례다. 그룹 전체의 연간 출장 규모는 약 30억 원에 달하며, 기존의 프로세스는 문서로 출장 결재를 받은 뒤, 기차나 항공 예매를 직접 처리한 후 영수증을 모아 회사에 제출하는 방식이었다. 비즈플레이는 이런 모든 과정을 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있는 솔루션을 제공했다.

심 본부장은 “P사는 지난 8월 서비스를 오픈해 높은 사용자 만족도를 보이고 있다. 기존에는 교통수단을 예약할 때 철도, 버스, 택시 등을 개별 앱을 통해 각각 예약하고, 이후 영수증을 제출하는 절차가 복잡해 불편함을 느꼈다고 한다. 출장자와 관리자 모두 비즈플레이 솔루션을 통해 승인받은 출장에 대한 승차권을 한 곳에서 관리할 수 있다는 점을 높이 평가하고 있다”라고 설명했다.

비즈플레이가 제공하는 예약 서비스는 트립닷컴이나 네이버 출장여행과 같은 B2C 기반 솔루션과는 근본적으로 차이가 있다. 출장 규정이 자동으로 반영된 숙박과 항공뿐 아니라 렌터카, 열차, 고속버스 등 모든 교통수단을 지원하며, 교통카드 및 하이패스 사용 내역까지 연동해 출장 정산까지 모든 요소를 통합 관리할 수 있다. 출장자와 관리자의 실제 요구에 맞춘, 기업 중심의 총체적인 출장 솔루션인 셈이다.

고객 맞춤형 기능으로 발전하는 플랫폼

비즈플레이를 선택하는 또 다른 이유는 커스터마이징 기능에 있다. 기업 환경이 빠르게 변화하는 만큼, 서비스를 지속적으로 유지하고 개선하기 위해서는 정기적인 업데이트와 고객 피드백 반영은 필수적이다. 비즈플레이는 올인원 서비스라는 강점 외에도 고객 맞춤형 솔루션을 제공하는 데 뛰어난 역량을 보유하고 있다.

글로벌 자동차 제조 기업 H사와는 더 고도화된 맞춤형 프로젝트를 진행 중이다. 기존 출장 관리 시스템은 터미널, 공항, 역 등으로 가는 교통수단 예약은 지원하지 않는다. H사와의 프로젝트는 사용자가 최초 출발지(예 : 집, 회사)에서 주요 교통수단(예 : 비행기, 기차, 고속버스)을 탑승하는 장소까지 이동하는 대중교통 예약 기능을 비즈플레이 출장 관리 시스템에 통합하는 것이다. 지도 앱의 대중교통 길찾기 및 이동 경로 추천 기능까지 함께 제공하는 서비스가 곧 출시될 예정이다.

심 본부장은 “비즈플레이는 연간 약 800~1,000건의 고객 피드백을 수집하고 이를 바탕으로 제품을 개선한다. 고객이 서비스를 보다 더 편리하게 이용하고, 변화하는 환경에 맞춰 솔루션을 지속적으로 활용할 수 있도록 차별화된 맞춤형 솔루션을 제공하는 데 집중하고 있다”라고 말했다.

숨은 비용 제거하는 투명한 플랫폼

직장인이 개인 연말정산을 받듯이 기업은 출장 목적의 지출에 대해 매입 세액 공제를 받을 수 있다. 예를 들어 숙박비에 대해서는 10%의 매입 세액 공제를 받을 수 있지만, 많은 기업이 이런 혜택을 놓치고 있다. 이유는 간단하다. 대부분 출장자가 개인 결제 수단으로 비용을 지불하고 이를 개인 연말정산에 반영하기 때문이다.

심 본부장은 “비즈플레이 출장 관리가 제공하는 선불/후불 포인트 시스템을 사용하면, 매입 세액 공제를 받을 수 있는 구조로 쉽게 전환할 수 있다. H사의 경우 이런 방법으로 연간 약 5억 원의 세액 공제 혜택을 받을 수 있을 것으로 기대한다”라고 설명했다.

포인트 시스템을 안정적으로 운영하기 위해 비즈플레이는 전자금융업 라이선스를 취득했다. 고객의 자금을 100% 별도 관리함으로써 미정산 금액이 발생하거나 자금을 내부적으로 유용하는 ‘티메프 사태’와 같은 위험을 원천적으로 차단한 셈이다. 모든 출장 관련 비용을 투명하게 처리할 수 있고 정산 지연이나 미지급 문제를 방지할 수 있으며, 출장자는 법인카드나 개인카드를 사용하지 않고 결제할 수 있어 간편하고 관리자는 규정에 맞는 비용 통제가 더욱 쉬워진다.

심 본부장은 ”고객사가 100억 원을 예치하면 그 금액을 건드리지 않고 정해진 절차에 따라 안전하게 정산하는 시스템을 운영한다. 전자금융업 라이선스는 고객과 비즈플레이, 가맹점 모두 안심할 수 있게 해주는 중요한 라이선스“라고 강조했다.

출장 관리 시스템 개선은 곧 직원 복지

비즈플레이 출장 관리는 전에 없던 새로운 아이디어로 개발된 솔루션이 아니다. 컨커(Concur)나 나반(Navan)과 같은 해외의 유명 출장 관리 솔루션이 지금껏 국내에 정착하지 못한 이유는 해외 출장 문화가 국내와는 다르기 때문이다. 비즈플레이는 약 8년 동안 기술 개발을 거듭하며 해외 출장 지원뿐 아니라 국내 출장에 특화된 솔루션으로 자리 잡았다.

최근  비즈플레이는 대기업이 출장자에게 다양한 복지 혜택을 제공하고자 하는 트렌드에 맞춰 솔루션을 개선하고 있다. 예를 들면, 교통수단을 타고 이동하는 시간에 직원이 여가를 즐길 수 있도록 문화 콘텐츠를 제공하는 방안을 마련하고 있다.

심 본부장은 “출장 중 기차를 타고 이동할 때 넷플릭스나 웨이브 같은 OTT 서비스를 제공하거나, 웹툰이나 만화책, 서적 등의 콘텐츠를 제공하는 복지 형태의 출장 관리 서비스를 준비하고 있다. 이는 출장자에게 더 나은 경험을 제공함과 동시에 기업의 복지 정책을 강화하는 데 도움이 된다”라고 설명했다.

향후 비즈플레이는 출장자가 출장 예약을 하는 작업조차 하지 않아도 되는 출장 관리 서비스를 제공하는 것이 목표다. 생성형 AI를 활용해 “다음 주에 서울에서 뉴욕으로 출장하가는 데 비행기를 비즈니스석으로 예약해 줘. 5만 원 정도는 사비로 결제할게“라고 챗GPT에 요청하면, 자동으로 티켓이 발급되는 시스템을 꿈꾼다.

심 본부장은 “출장 가는 직원을 위해 쾌적한 환경을 제공하는 것은 복지와도 연결돼 있다. 궁극적으로 촐장자와 관리자가 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 서비스를 제공하는 방향으로 나아가고자 한다”라고 덧붙였다.
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