연 85억 원 절감한 공공기관의 선택…출장 관리 DX로 완성한 비용 최적화 공식

기술 혁신, 지정학적 변수, 지속가능성 요구사항과 같은 복합적인 환경 속에서도 최근 몇 년간 기업의 출장 수요는 전 세계적으로 빠르게 회복하고 있다. 특히 아시아태평양 지역에서는 그 회복세가 두드러진다. GBTA(Global Business Travel Association)에 따르면, 아태 지역 출장 관리 담당자 78%는 2024년 출장 횟수가 전년 대비 증가했다고 답했다.

팬데믹 이후 급등했던 출장 비용은 점차 안정세를 보이고 있지만, 여전히 완만한 오름세가 이어지고 있다. 이런 흐름을 뒷받침하듯 GBTA 조사에서는 전 세계 출장 담당자의 77%가 2024년 자사의 출장 지출이 전년보다 늘었다고 응답했다. 이처럼 출장 수요 회복과 비용 증가가 맞물리며 많은 기업이 보다 체계적이고 효율적인 출장 관리 방식을 고민하고 있다.

출장은 단순한 이동이 아니라 복잡한 비용의 흐름이 얽힌 경영 활동이다. ITWorld와 CIO Korea, IDC가 3월 26일 잠실 롯데호텔 월드 크리스탈 볼룸에서 개최한 ‘클라우드 & AI 인프라스트럭처 서밋 2025(Cloud & AI Infrastructure Summit 2025)’에서 비즈플레이 출장전략센터 디렉터 심우진 본부장은 “기업이 지속가능한 방식으로 출장비를 통제하고 업무 생산성을 높이기 위해서는 디지털 기반의 시스템 전환이 필수적”이라며, 출장 프로세스 혁신이 비용 절감은 물론, 관리자와 출장자의 업무 만족도 향상에 큰 효과를 가져올 수 있음을 사례를 통해 소개했다.

복잡한 프로세스가 만든 숨은 비용

우선 비즈플레이는 출장 업무의 복잡성으로 인해 낭비되는 시간과 비용에 주목했다. 심 본부장은 “출장 한 건당 평균 13시간의 행정 업무가 발생한다는 글로벌 보고서를 고객사에 소개하면 대부분은 ‘그럴 리 없다’고 반응하지만, 실제로는 출장 신청, 승인, 예약, 영수증 처리와 정산에 이르기까지 기업 내부에서 연쇄적으로 발생하는 행정 부담이 상당하다”라고 설명했다. 이런 숨은 비용은 출장 관리자뿐 아니라 출장자, 경리팀, 회계팀 등 여러 부서의 리소스를 분산시키는 요소로 작용한다.

문제는 실제 기업 현장에서 고스란히 드러난다. 심 본부장은 철강 기업 P사의 사례를 언급하며, “기존 프로세스에서는 임직원이 해외 출장 시 수백만 원에 달하는 숙박비를 개인 카드로 먼저 결제하고, 한두 달이 지나서야 환급받는 일이 반복되고 있었다. 이는 직원의 자금 부담은 물론, 회사의 비용 통제에도 구조적인 어려움을 주던 요인”이라고 설명했다.

공공기관도 상황은 비슷하다. 약 75만 명의 공무원 여비 규정을 총괄하는 중앙부처인 A 기관은 영수증 보관용으로 별도의 컨테이너를 임대하고, 증빙 검토를 위한 보조 인력을 투입하는 등 아날로그 중심 프로세스로 인해 연간 약 1억 6,000만 원의 간접비용을 지출했다. 심 본부장은 이 같은 증빙·정산 관련 비용을 “제로에 가까운 수준”으로 줄일 수 있다고 강조했다.

출장 프로세스가 ‘국내 출장’과 ‘해외 출장’으로 이원화되어 있는 점도 문제로 지적됐다. 심 본부장은 “실제로 고객사 중 약 98%가 국내 출장과 해외 출장 프로세스를 별도로 운영하고 있었고, 국내 출장의 경우 여비 규정조차 없는 기업도 적지 않다”라고 말했다. 특히 해외 출장은 대부분 여행사를 통해 진행되는데, 여행사에서 받은 청구서를 담당자가 부서별로 나눠 비용을 배분한 뒤 다시 정산서를 받아야 하는 번거로운 절차가 여전히 남아 있었다.

여기에 더해 항공, 숙박, 렌터카 등 출장 수단별로 예약 채널은 분산돼 있다. 심 본부장은 “출장 당일이 되면 어디에서 무엇을 예약했는지부터 확인해야 하는 상황이 비일비재하다. 출장을 계획하는 것부터가 스트레스고, 특히 변경·취소·대리 예약처럼 비즈니스 환경의 유연성을 시스템이 따라가지 못하는 경우가 많다”라고 덧붙였다.

파편화된 시스템은 불필요한 시간 낭비를 유발할 뿐 아니라, 출장자의 실시간 이동 정보나 예산 초과 여부에 대한 통합적인 가시성을 떨어뜨려 관리 부담으로 이어진다. 심 본부장은 “이제는 출장을 하나의 ‘비용 여정’으로 보고, 신청부터 정산까지 전 과정을 하나의 시스템에서 처리해야만 혁신이 가능하다”라고 강조했다.

숫자로 증명된 출장 관리 혁신 효과

비즈플레이의 통합 출장 관리 솔루션은 이미 다수의 기업 및 공공기관에서 도입되어 눈에 띄는 성과를 내고 있다. 심 본부장은 “출장 프로세스의 디지털 트랜스포메이션을 추진한 고객사들은 단순히 편의성 향상을 넘어서 수치로 증명되는 명확한 절감 효과를 체감하고 있다”라고 설명했다.

대표적으로 A 기관은 과거에는 각 부처에서 종이 영수증을 모아 바구니 단위로 제출하고, 이를 수기로 정산하는 데 상당한 인력과 시간을 투입했다. 비즈플레이 솔루션을 도입한 이후에는 7단계 업무 프로세스가 원스톱 처리로 간소화됐으며, 이를 통해 A 기관은 연간 약 85억 원의 예산 절감 효과가 발생할 것으로 추산하고 있다. 또한 종이 영수증을 제출할 필요가 없어지면서 525만 장의 종이 문서 절감이라는 친환경적 성과도 함께 거뒀다.

자동차 제조기업 H사는 본사 파일럿 프로젝트를 통해 비즈플레이를 도입한 후 약 7,000명의 직원 출장 업무를 일원화했다. 기존에는 각자 항공권을 예약하고 교통수단별로 영수증을 모아 제출하는 방식이었다면, 지금은 비즈플레이 플랫폼에서 항공·숙박·교통 예약과 정산까지 전 과정을 간편하게 처리한다. 특히 연간 62억 원 규모의 국내 숙박 비용 중 10%에 해당하는 약 6억 원의 세액 공제를 추가 확보하며, 디지털 트랜스포메이션이 실질적인 재무적 이익으로 이어질 수 있음을 입증했다.

Bizplay

세액 공제는 출장자가 개인 신용카드를 사용하는 방식이 아닌, 비즈플레이 플랫폼을 통해 전자영수증이 자동 발급되는 구조로 이루어졌기 때문에 가능했다. 일반적으로 개인 카드 사용 후 현금으로 환급하는 방식은 부가세 환급 대상이 되지 않거나 이중 공제 위험이 있어 세무상 제약이 많지만, 비즈플레이는 법적으로 효력이 있는 전자영수증을 기반으로 정산 내역을 처리한다. 비즈플레이를 통해 단순한 편의성 개선을 넘어 회계 투명성과 세무 효율성까지 확보한 셈이다.

출장 관리 DX, 비용 절감 그 이상

이 외에도 비즈플레이는 전국 약 2,800곳의 중견기업과 3만 곳가량의 중소기업에 비용관리 솔루션을 공급하고 있다. 자체 조사에 따르면, 고객사들은 출장 관련 업무 마감 시간을 52% 단축하고, 수기 업무 자동화 만족도도 86% 개선한 것으로 나타났다. 이는 출장 프로세스에 숨겨져 있던 비용 구조를 가시화하고 전략적으로 통제할 수 있게 된 결과다.

나아가 비즈플레이는 각 기업의 출장 규정과 예산 정책에 유연하게 대응할 수 있는 시스템도 구축하고 있다. 예를 들어 출장자는 회사 규정에 따라 자동 반영된 한도 내에서 항공, 숙박, 교통편을 예약할 수 있는데, 필요시 본인 부담으로 상향 예약이 가능하다. “요즘 젊은 직원의 선호나 트렌드 변화에 따라 이런 유연한 선택을 반기는 사례가 많다”라고 심 본부장은 설명했다.

비즈플레이가 제안하는 통합 출장 관리 모델은 단순한 솔루션 이상의 의미를 지닌다. 비용 절감, 직원 만족도 향상, 탄소 배출 절감, 세무 리스크 완화까지 다양한 효과를 하나로 엮는 지속가능한 출장 경영 플랫폼이다. 이미 수많은 기업이 도입해 그 성과를 수치로 증명하고 있다.

심우진 본부장은 “출장 관리는 회계팀, 인사팀, 관리자, 출장자 모두가 엮여 있는 복합적인 업무다. 이제는 디지털 기술을 통해 그 복잡한 흐름을 하나로 정리하고, 기업의 전략적 자산으로 바꿔야 할 때”라고 강조했다.
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